Viết email tiếng Trung: bố cục, câu mở đầu, câu kết và email mẫu
Nội dung bài viết
Một email tiếng Trung công việc có năm phần cố định: tiêu đề (主题), lời xưng hô, câu mở đầu, nội dung chính và câu kết kèm chữ ký. Mở thư an toàn nhất là (Wáng jīnglǐ, nín hǎo!, "Chào giám đốc Vương"), kết thư bằng (rú yǒu rènhé wèntí, qǐng suíshí yǔ wǒ liánxì, "nếu có vấn đề gì, xin cứ liên hệ với tôi"). Bài này đưa bạn bố cục chuẩn, các câu mở và kết hay dùng, ba mẫu email báo giá, xác nhận đơn hàng, xin nghỉ, và bảng từ vựng trên hộp thư như 抄送 (CC), 附件 (tệp đính kèm).
Email tiếng Trung là (diànzǐ yóujiàn), nói ngắn là (yóujiàn). Gửi email là (fā yóujiàn), trả lời email là (huí yóujiàn), còn địa chỉ hộp thư là (yóuxiāng).
Bố cục một email tiếng Trung
| Phần | Ví dụ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tiêu đề (主题) | (guānyú shíyī yuè dìngdān de quèrèn) | Bắt đầu bằng 关于 (về việc) cho rõ nội dung |
| Xưng hô | (zūnjìng de Lǐ zǒng) | Họ + chức danh, kết thúc bằng dấu hai chấm |
| Lời chào | (nín hǎo!) | Xuống dòng, lùi đầu dòng hai chữ |
| Câu mở đầu | (gǎnxiè nín de láixìn) | Một câu dẫn vào việc chính |
| Nội dung | Mỗi ý một đoạn ngắn | Nhiều mục thì đánh số 1、2、3 |
| Câu kết | (qīdài nín de huífù) | Nói rõ bạn mong người nhận làm gì tiếp |
| Lời chúc | (zhù gōngzuò shùnlì!) | Hoặc 此致 敬礼 khi cần trang trọng |
| Chữ ký | Họ tên, bộ phận, công ty, số điện thoại | Tên tiếng Trung đặt trước, tên tiếng Việt trong ngoặc |
Người Trung Quốc đọc email nhanh, nên thư càng ngắn càng tốt. Nếu có số liệu, ngày giao hàng, mã đơn, hãy để thành dòng riêng thay vì nhét vào giữa câu.
Cách xưng hô trong email
Chọn lời xưng hô theo mức quen biết. Sai ở đây dễ khiến cả email nghe lạ.
| Câu | Phiên âm | Dùng khi |
|---|---|---|
| zūnjìng de Wáng jīnglǐ | Thư đầu tiên, gửi khách hàng, đối tác | |
| Wáng jīnglǐ, nín hǎo! | Đã trao đổi vài lần, vẫn lịch sự | |
| Lǐ zǒng, nín hǎo! | Gửi giám đốc, tổng giám đốc (总 là cách gọi tắt) | |
| Zhāng xiǎojiě, nín hǎo! | Nhân viên nữ phía đối tác, chưa rõ chức vụ | |
| gèwèi tóngshì | Gửi nhiều đồng nghiệp cùng lúc | |
| Xiǎo Chén | Đồng nghiệp trẻ, thân |
Luôn dùng 您 (nín) thay cho 你 với khách hàng và cấp trên. Cách gọi theo chức danh trong công ty Trung Quốc có nhiều điểm khác tiếng Việt, xem thêm ở bài xưng hô tiếng Trung.
Câu mở đầu email tiếng Trung
| Câu | Phiên âm | Nghĩa |
|---|---|---|
| gǎnxiè nín de láixìn | Cảm ơn thư của anh/chị. | |
| láixìn yǐ shōudào, xièxie! | Tôi đã nhận được thư, cảm ơn! | |
| hěn bàoqiàn zhème wǎn cái huífù nín | Xin lỗi vì giờ mới trả lời. | |
| wǒ shì Yuènán ABC gōngsī de Ruǎn Míng, fùzé cǎigòu gōngzuò | Tôi là Nguyễn Minh của công ty ABC Việt Nam, phụ trách mua hàng. | |
| guānyú xiàzhōu huìyì de shíjiān, wǒ xiǎng gēn nín quèrèn yíxià | Về thời gian họp tuần sau, tôi muốn xác nhận với anh/chị. | |
| xiàn jiāng hétong fā gěi nín, qǐng cháshōu | Nay tôi gửi hợp đồng, mời anh/chị kiểm tra. |
Cụm (qǐng cháshōu, "xin kiểm tra và nhận") gần như luôn đi kèm khi gửi file. Người Trung Quốc thấy cụm này là biết ngay thư có tệp đính kèm.
Câu kết email tiếng Trung
| Câu | Phiên âm | Nghĩa |
|---|---|---|
| rú yǒu rènhé wèntí, qǐng suíshí yǔ wǒ liánxì | Có vấn đề gì xin cứ liên hệ tôi. | |
| qīdài nín de huífù | Mong nhận được hồi âm. | |
| pàn fù | Mong hồi âm (ngắn, văn viết). | |
| máfan nín le, xièxie! | Làm phiền anh/chị rồi, cảm ơn! | |
| zhù gōngzuò shùnlì! | Chúc công việc thuận lợi! | |
| zhù hǎo! | Chúc mọi điều tốt đẹp (thân mật). | |
| shùn zhù shāng qí! | Nhân tiện chúc làm ăn phát đạt (thư thương mại). | |
| cǐ zhì jìnglǐ | Kính thư (trang trọng). |
Với 此致 敬礼, cách viết đúng là 此致 nằm một dòng riêng, lùi đầu dòng hai chữ, còn 敬礼 xuống dòng và sát lề trái. Trong email hằng ngày với đối tác quen, 祝好 hoặc 祝工作顺利 là đủ.
Mẫu email báo giá
Tiêu đề: (guānyú bàngōngyǐ de bàojià, báo giá ghế văn phòng).
| Nội dung thư | Phiên âm | Nghĩa |
|---|---|---|
| zūnjìng de Lǐ jīnglǐ | Kính gửi anh Lý, | |
| nín hǎo! gǎnxiè nín duì wǒmen chǎnpǐn de guānzhù | Xin chào! Cảm ơn anh đã quan tâm tới sản phẩm của chúng tôi. | |
| xiàn jiāng bàngōngyǐ de bàojiàdān fā gěi nín, qǐng cháshōu fùjiàn | Tôi gửi bảng báo giá ghế văn phòng, mời anh xem tệp đính kèm. | |
| běn bàojià yǒuxiàoqī wéi sānshí tiān | Báo giá có hiệu lực 30 ngày. | |
| rú dìnggòu shùliàng chāoguò wǔbǎi bǎ, wǒmen kěyǐ tígōng bǎi fēn zhī wǔ de zhékòu | Nếu đặt trên 500 chiếc, chúng tôi giảm 5%. | |
| rú yǒu rènhé wèntí, qǐng suíshí yǔ wǒ liánxì | Có gì xin cứ liên hệ tôi. | |
| shùn zhù shāng qí! | Chúc làm ăn phát đạt! |
Chữ (bǎ) ở đây là lượng từ cho ghế. Khi báo giá hàng khác, đổi lượng từ cho đúng: 箱 (xiāng, thùng), 件 (jiàn, chiếc áo), 台 (tái, máy).
Mẫu email xác nhận đơn hàng
Tiêu đề: (dìngdān quèrèn, dìngdānhào HD2026118).
| Nội dung thư | Phiên âm | Nghĩa |
|---|---|---|
| Wáng xiǎojiě, nín hǎo! | Chào chị Vương! | |
| nín de dìngdān wǒmen yǐ shōudào, xièxie! | Chúng tôi đã nhận đơn hàng của chị, cảm ơn! | |
| xiàn quèrèn dìngdān nèiróng rúxià | Xin xác nhận nội dung đơn hàng như sau: | |
| chǎnpǐn: A4 fùyìnzhǐ, shùliàng: èrbǎi xiāng | Sản phẩm: giấy in A4, số lượng: 200 thùng. | |
| jiāohuò rìqī: shíyī yuè shíwǔ rì | Ngày giao hàng: 15/11. | |
| fùkuǎn fāngshì: diànhuì, fāhuò qián fùqīng quánkuǎn | Thanh toán: chuyển khoản, trả đủ trước khi giao. | |
| qǐng nín héduì, rú wú wèntí qǐng huífù quèrèn | Xin chị kiểm tra, nếu không có vấn đề gì xin trả lời xác nhận. | |
| zhù gōngzuò shùnlì! | Chúc công việc thuận lợi! |
Ngày tháng trong email tiếng Trung viết theo thứ tự năm, tháng, ngày: 2026年11月15日. Viết kiểu Việt Nam 15/11 dễ gây hiểu nhầm, nhất là khi ngày nhỏ hơn 13.
Mẫu email xin nghỉ
Tiêu đề: (qǐngjià shēnqǐng, Chén Míng, đơn xin nghỉ).
| Nội dung thư | Phiên âm | Nghĩa |
|---|---|---|
| Zhāng jīnglǐ: nín hǎo! | Chào anh Trương! | |
| yīn háizi shēngbìng xūyào qù yīyuàn, wǒ xiǎng qǐngjià yì tiān | Vì con tôi ốm phải đi viện, tôi xin nghỉ một ngày. | |
| qǐngjià shíjiān shì shí yuè èrshísān rì (xīngqīwǔ) | Ngày nghỉ là thứ Sáu 23/10. | |
| wǒ shǒushang de gōngzuò yǐ jiāo gěi Xiǎo Lǐ | Việc đang làm tôi đã bàn giao cho Tiểu Lý. | |
| yǒu jíshì kěyǐ dǎ wǒ de shǒujī | Có việc gấp xin gọi di động cho tôi. | |
| gěi nín tiān máfan le, xièxie! | Làm phiền anh rồi, cảm ơn anh! |
Nếu cần nghỉ ốm, nghỉ phép năm hoặc nhắn tin xin nghỉ gấp, bài câu xin nghỉ phép tiếng Trung có thêm nhiều mẫu.
Từ vựng trên hộp thư: CC, BCC, tệp đính kèm
Khi hộp thư để giao diện tiếng Trung, hoặc khi đối tác chụp màn hình hộp thư gửi bạn, bạn sẽ gặp các nút sau.
| Từ | Phiên âm | Nghĩa |
|---|---|---|
| fājiànrén | Người gửi | |
| shōujiànrén | Người nhận | |
| chāosòng | CC, gửi đồng thời | |
| mìsòng | BCC, gửi ẩn (có nơi ghi 密件抄送) | |
| zhǔtí | Tiêu đề | |
| fùjiàn | Tệp đính kèm | |
| huífù | Trả lời | |
| quánbù huífù | Trả lời tất cả | |
| zhuǎnfā | Chuyển tiếp | |
| shōujiànxiāng | Hộp thư đến | |
| cǎogǎoxiāng | Thư nháp | |
| yǐ fāsòng | Thư đã gửi | |
| lājī yóujiàn | Thư rác |
Khi cần nhắc người nhận rằng bạn đã CC sếp, dùng câu (cǐ yóujiàn yǐ chāosòng Zhāng jīnglǐ, "thư này đã CC anh Trương"). Khi quên đính kèm file, gửi lại kèm câu (bàoqiàn, gāngcái wàngle tiānjiā fùjiàn, "xin lỗi, vừa nãy tôi quên đính kèm file").
Lỗi người Việt hay mắc khi viết email tiếng Trung
- Dùng 你 với khách hàng. Trong thư công việc, 您 là mặc định. 你 chỉ dùng với đồng nghiệp thân, ngang hàng.
- Mở thư bằng 亲爱的. 亲爱的 (qīn'ài de) là "thân mến" theo kiểu dịch từ "Dear" trong tiếng Anh. Với đối tác mới, câu này nghe quá thân. Dùng 尊敬的 hoặc họ + chức danh + 您好.
- Để trống tiêu đề. Thư không có 主题 dễ bị lọc vào thư rác hoặc bị bỏ qua.
- Trộn dấu câu tiếng Anh. Văn bản tiếng Trung dùng dấu toàn khổ: ，。：！？ và dấu liệt kê 、. Để bộ gõ ở chế độ tiếng Trung thì dấu toàn khổ tự hiện ra, cách cài có ở bài gõ tiếng Trung và tra chữ Hán.
- Câu quá dài, dịch từng chữ từ tiếng Việt. Tách thành câu ngắn, mỗi câu một ý, sẽ ít sai ngữ pháp hơn.
Ngoài email, nếu bạn còn phải họp, nghe điện thoại, nói chuyện với sếp người Trung, bài tiếng Trung giao tiếp cho người đi làm có đủ mẫu câu cho các tình huống đó.
Câu hỏi thường gặp
Email tiếng Trung là gì?
Email là 电子邮件 (diànzǐ yóujiàn), trong giao tiếp thường nói gọn 邮件. Nhiều người trẻ ở Trung Quốc vẫn nói "email" bằng tiếng Anh hoặc viết tắt E-mail.
Viết email tiếng Trung có cần 此致 敬礼 không?
Không bắt buộc. 此致 敬礼 hợp với thư trang trọng, đơn từ, thư gửi cơ quan. Email trao đổi công việc hằng ngày chỉ cần 祝好 hoặc 谢谢.
Gửi email tiếng Trung có nên viết kèm tiếng Anh?
Khi chưa chắc trình độ của mình, bạn có thể viết tiếng Trung trước, phần tiếng Anh tóm tắt bên dưới. Với số liệu quan trọng như giá, số lượng, ngày giao, cách này giúp hai bên tránh hiểu nhầm.
请查收 nghĩa là gì?
请查收 (qǐng cháshōu) nghĩa là "xin kiểm tra và nhận". Cụm này dùng khi gửi tệp đính kèm, hàng hóa hoặc tiền chuyển khoản.
