Gia hạn visa Nhật: từ vựng 在留カード và câu dùng ở cục xuất nhập cảnh
Nội dung bài viết
Gia hạn visa Nhật, đúng tên thủ tục là (zairyū kikan kōshin kyoka shinsei), là việc xin kéo dài thời hạn lưu trú ghi trên thẻ (zairyū kādo). Bạn nộp hồ sơ ở cục xuất nhập cảnh nơi mình đăng ký cư trú, người Nhật gọi tắt là (nyūkan), hoặc nộp online. Theo trang của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA), người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên được nộp từ 3 tháng trước ngày hết hạn. Bài này gom từ vựng trên thẻ và trong hồ sơ, các bước nộp, những câu hay nghe ở quầy và cách hỏi lại khi không hiểu.
Đăng ký địa chỉ, bảo hiểm, thuế cư trú thì làm ở tòa thị chính, xem bài tiếng Nhật ở 市役所. Bài này chỉ nói phần việc của 入管.
Đọc thẻ 在留カード: các mục cần biết
| Chữ trên thẻ | Cách đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| zairyū kādo | thẻ lưu trú, thẻ ngoại kiều | |
| zairyū shikaku | tư cách lưu trú (loại visa) | |
| zairyū kikan | thời hạn lưu trú được cấp | |
| manryōbi | ngày hết hạn | |
| shūrō seigen no umu | có hạn chế làm việc hay không | |
| shūrō fuka | không được làm việc | |
| shikakugai katsudō kyoka ran | ô ghi phép làm ngoài tư cách (mặt sau) | |
| jūkyochi | địa chỉ cư trú | |
| yūkō kikan | thời hạn hiệu lực của chính tấm thẻ |
Hay nhầm nhất là và . Ngày cần nhớ để gia hạn là trong mục 在留期間, vì đó là ngày bạn hết quyền ở Nhật. Với người dưới 16 tuổi hoặc người vĩnh trú, hạn của tấm thẻ có thể khác hạn lưu trú.
Tên các loại tư cách lưu trú người Việt hay có
| Tiếng Nhật | Cách đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| ginō jisshū | thực tập kỹ năng | |
| tokutei ginō | kỹ năng đặc định | |
| ryūgaku | du học | |
| gijutsu jinbun chishiki kokusai gyōmu | kỹ sư, nhân văn, quốc tế (thường gọi tắt 技人国) | |
| kazoku taizai | người nhà đi theo | |
| nihonjin no haigūsha tō | vợ/chồng người Nhật | |
| eijūsha | vĩnh trú |
Ba thủ tục dễ lẫn ở 入管
| Thủ tục | Cách đọc | Khi nào làm |
|---|---|---|
| zairyū kikan kōshin kyoka shinsei | Giữ nguyên loại visa, chỉ xin thêm thời gian | |
| zairyū shikaku henkō kyoka shinsei | Đổi loại visa, ví dụ du học sang đi làm | |
| shikakugai katsudō kyoka shinsei | Xin phép làm thêm khi visa không cho đi làm, như du học sinh |
Du học sinh có giấy phép theo dạng chung được làm thêm tối đa 28 giờ mỗi tuần; trong kỳ nghỉ dài của trường thì được tới 8 giờ mỗi ngày. Khi gia hạn visa du học, giờ làm thêm vượt mức là lý do bị xét kỹ, nên giữ phiếu lương đầy đủ.
Giấy tờ thường phải nộp
Danh sách chính xác khác nhau theo từng loại tư cách lưu trú và được đăng trên trang của ISA. Phần lớn hồ sơ có các món sau:
| Giấy tờ | Cách đọc | Nghĩa, lấy ở đâu |
|---|---|---|
| shinseisho | đơn xin, tải trên trang ISA hoặc lấy tại quầy | |
| shashin | ảnh 4 x 3 cm, chụp trong vòng 3 tháng | |
| pasupōto | hộ chiếu, mang bản gốc | |
| zairyū kādo | thẻ lưu trú, mang bản gốc | |
| jūminhyō | phiếu cư trú, lấy ở tòa thị chính | |
| kazei shōmeisho | giấy chứng nhận thu nhập chịu thuế, lấy ở tòa thị chính | |
| nōzei shōmeisho | giấy chứng nhận đã nộp thuế | |
| zaishoku shōmeisho | giấy xác nhận đang làm việc, công ty cấp | |
| zaigaku shōmeisho | giấy xác nhận đang học, trường cấp | |
| seiseki shōmeisho | bảng điểm | |
| shusseki shōmeisho | giấy chứng nhận tỉ lệ đi học | |
| shūnyū inshi | tem thuế dùng để trả lệ phí, mua ở bưu điện | |
| hagaki | bưu thiếp tự ghi địa chỉ để nhận thông báo kết quả |
Thực tập sinh và người lao động kỹ năng đặc định thường được công ty hoặc nghiệp đoàn chuẩn bị phần lớn hồ sơ. Bạn vẫn nên tự đọc được tên các giấy tờ trên để biết mình đang ký gì. Từ vựng công việc hằng ngày có ở bài tiếng Nhật cho thực tập sinh.
Lệ phí theo trang ISA
Lệ phí trả bằng khi nhận kết quả. Trang ISA ghi: hồ sơ nộp tại quầy được tiếp nhận đến hết 30/9/2026 trả mức cũ 6.000 yên. Từ 1/10/2026, mức phí tính theo thời hạn được cấp:
| Thời hạn được cấp | Lệ phí nộp tại quầy |
|---|---|
| 3 tháng trở xuống | 10.000 yên |
| Trên 3 tháng đến 6 tháng | 18.000 yên |
| Trên 6 tháng đến dưới 1 năm | 25.000 yên |
| 1 năm | 33.000 yên |
| Trên 1 năm đến dưới 3 năm | 48.000 yên |
| Từ 3 năm đến dưới 5 năm | 64.000 yên |
| Từ 5 năm trở lên | 75.000 yên |
Một số trường hợp được giảm còn 10.000 yên; nộp online có biểu phí riêng. Mức phí có thể đổi tiếp, nên mở lại trang ISA trước khi mua tem.
Các bước gia hạn
- Xem ngày hết hạn ở mục 在留期間 trên thẻ, ghi lịch trước 3 tháng.
- Gom giấy tờ: lấy , ở tòa thị chính; xin hoặc ở công ty, trường.
- Nộp hồ sơ ở cục xuất nhập cảnh khu vực quản lý nơi bạn ở, hoặc online. Tại quầy, lấy (bangōfuda, phiếu số thứ tự) rồi chờ gọi.
- Nhận dấu đang xin: mặt sau thẻ được ghi (shinseichū, đang nộp đơn).
- Chờ bưu thiếp báo kết quả, rồi mang thẻ cũ, hộ chiếu, tem 収入印紙 tới nhận thẻ mới.
Nộp trước ngày hết hạn mà chưa có kết quả thì sao? Bạn vẫn được ở hợp pháp trong thời gian gọi là (tokurei kikan). Thời gian này kéo dài đến khi có kết quả, nhưng không quá 2 tháng sau ngày hết hạn ban đầu.
Câu hay dùng ở quầy 入管
| Câu tiếng Nhật | Cách đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| Zairyū kikan no kōshin ni kimashita. | Tôi đến để gia hạn lưu trú. | |
| Shinseisho wa doko de moraemasu ka. | Lấy đơn ở đâu ạ? | |
| Bangōfuda o totte omachi kudasai. | Hãy lấy số và chờ. | |
| Zairyū kādo to pasupōto o misete kudasai. | Cho xem thẻ lưu trú và hộ chiếu. | |
| Shashin ga hatte arimasen. | Chưa dán ảnh. | |
| Kono shorui ga tarimasen. | Thiếu giấy này. | |
| Gojitsu, tsuika de teishutsu shite kudasai. | Hôm khác nộp bổ sung nhé. | |
| Kekka wa itsugoro wakarimasu ka. | Khoảng khi nào có kết quả ạ? | |
| Hagaki ga todoitara, mō ichido kite kudasai. | Khi nhận bưu thiếp thì quay lại. | |
| Jūsho ga kawarimashita. | Tôi đã đổi địa chỉ. | |
| Mō sukoshi yukkuri hanashite itadakemasu ka. | Anh/chị nói chậm hơn được không ạ? |
Nhân viên quầy hay viết tên giấy cần nộp thêm ra giấy. Nếu không đọc được, chỉ vào chữ và hỏi (Kore wa nan desu ka. Doko de moraemasu ka., "Cái này là gì, lấy ở đâu?"). Câu này cứu bạn trong hầu hết tình huống.
Lỗi hay gặp của người Việt
- Nhìn nhầm ngày: lấy hạn của tấm thẻ (有効期間) thay cho hạn lưu trú, dẫn tới nộp muộn.
- Không báo đổi địa chỉ: chuyển nhà mà chưa khai ở tòa thị chính thì địa chỉ trên thẻ sai, hồ sơ dễ bị hỏi lại. Khai trong 14 ngày sau khi chuyển.
- Thiếu giấy thuế: 課税証明書 và 納税証明書 là hai giấy khác nhau, nhiều người chỉ lấy một.
- Đi nước ngoài khi đang chờ: trước khi rời Nhật lúc hồ sơ đang xét, hỏi rõ ở quầy về (minashi sainyūkoku kyoka, phép tái nhập cảnh coi như đã có) để không mất tư cách lưu trú.
Câu hỏi thường gặp
Gia hạn visa Nhật trước bao lâu?
Người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên nộp được từ 3 tháng trước ngày hết hạn, và phải nộp trước ngày đó.
在留カード là gì?
Là thẻ lưu trú cấp cho người nước ngoài ở Nhật trung và dài hạn, ghi tư cách lưu trú, thời hạn, địa chỉ và việc có được đi làm hay không. Bạn phải mang theo người.
Cục xuất nhập cảnh Nhật tiếng Nhật gọi là gì?
Tên chính thức là (Shutsunyūkoku Zairyū Kanrichō); các cục khu vực là (chihō shutsunyūkoku zairyū kanrikyoku). Trong giao tiếp, người ta nói gọn là 入管.
Người khác nộp hộ được không?
Được trong một số trường hợp: người đại diện theo pháp luật, nhân viên công ty hoặc trường đã được cục chấp thuận, luật sư hoặc hành chính thư sĩ đã đăng ký. Khi nộp hộ, người xin vẫn phải đang ở Nhật.