Tiếng Nhật ở tòa thị chính (市役所): giấy tờ và thủ tục khi mới sang

Tòa thị chính tiếng Nhật là 市役所 (shiyakusho). Ở 23 quận của Tokyo, nơi bạn đến là 区役所 (kuyakusho) (ủy ban quận), còn ở thị trấn nhỏ là 町役場 (machi yakuba). Người mới sang Nhật phải tới đây làm thủ tục đăng ký địa chỉ trong vòng 14 ngày kể từ ngày có chỗ ở, mang theo 在留カード (zairyū kādo) (thẻ cư trú) và hộ chiếu. Câu mở đầu tại quầy chỉ cần: 転入の手続きをしたいんですが。 (Tennyū no tetsuzuki o shitai n desu ga., "Tôi muốn làm thủ tục chuyển đến"). Cùng buổi đó bạn thường làm luôn bảo hiểm y tế, lương hưu và nhận số My Number.

Phần dưới đi theo thứ tự một buổi ở 市役所. Đầu tiên là tên các phòng ban và danh sách 6 việc cần làm. Tiếp theo là từ vựng giấy tờ và các câu hỏi đáp tại quầy. Cuối bài là cách điền tờ khai và thủ tục khi chuyển nhà.

Tên gọi tòa thị chính và các quầy bên trong

Tên cơ quan đổi theo cấp hành chính nơi bạn ở. Trên giấy tờ và bản đồ, bạn sẽ gặp các chữ sau:

Từ	Phiên âm	Nghĩa
市役所	shiyakusho	tòa thị chính (thành phố)
区役所	kuyakusho	ủy ban quận
町役場	machi yakuba	ủy ban thị trấn
村役場	mura yakuba	ủy ban làng
役所	yakusho	cơ quan hành chính nói chung
出張所	shutchōjo	văn phòng chi nhánh, làm được một số thủ tục
窓口	madoguchi	quầy giao dịch
受付	uketsuke	quầy tiếp nhận, hướng dẫn
市民課	shiminka	phòng dân cư (đăng ký địa chỉ, cấp 住民票)
保険年金課	hoken nenkin ka	phòng bảo hiểm và lương hưu
税務課	zeimuka	phòng thuế
子育て支援課	kosodate shien ka	phòng hỗ trợ nuôi con

Tên phòng mỗi nơi đặt hơi khác nhau. Có nơi gọi phòng dân cư là 住民課 (jūminka) hay 戸籍住民課 (koseki jūminka). Khi không biết đi quầy nào, bạn cứ ra 受付 (uketsuke) và nói việc mình cần làm.

Danh sách việc cần làm khi mới sang Nhật

Người ở Nhật trên 3 tháng (du học sinh, thực tập sinh, kỹ sư) thường làm các việc sau. Mục 1 là bắt buộc với mọi người, các mục sau tùy hoàn cảnh.

1. Đăng ký địa chỉ (転入届 (tennyū todoke)): trong 14 ngày kể từ ngày có chỗ ở. Khi bạn xuất trình thẻ cư trú tại quầy, việc khai báo nơi ở với Cục Xuất nhập cảnh cũng được tính là đã làm. Cán bộ sẽ in địa chỉ lên mặt sau thẻ.
2. Xin bản sao phiếu cư trú (住民票の写し (jūminhyō no utsushi)): cần khi mở tài khoản ngân hàng, mua SIM trả sau, nộp hồ sơ ở trường hoặc công ty.
3. Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険 (kokumin kenkō hoken)): cho người ở trên 3 tháng mà không vào bảo hiểm của công ty. Hạn làm là 14 ngày. Làm muộn có thể bị truy thu phí từ ngày đến, còn tiền khám trước ngày đăng ký thì phải tự trả.
4. Lương hưu quốc dân (国民年金 (kokumin nenkin)): cho người từ 20 đến dưới 60 tuổi chưa có lương hưu qua công ty. Sinh viên có thể hỏi về chế độ hoãn đóng 学生納付特例 (gakusei nōfu tokurei).
5. Số My Number (マイナンバー (mai nanbā)): sau khi bạn đăng ký địa chỉ, giấy thông báo số cá nhân 個人番号通知書 (kojin bangō tsūchisho) được gửi về nhà qua bưu điện. Muốn có thẻ nhựa マイナンバーカード (mai nanbā kādo) thì phải nộp đơn riêng.
6. Đăng ký con dấu (印鑑登録 (inkan tōroku)): không bắt buộc, chỉ cần khi mua xe, ký hợp đồng lớn.

Từ ngày 2/12/2024, người mới vào bảo hiểm y tế quốc dân không còn nhận thẻ bảo hiểm giấy kiểu cũ. Người chưa dùng thẻ My Number làm thẻ bảo hiểm sẽ nhận 資格確認書 (shikaku kakuninsho) (giấy xác nhận tư cách bảo hiểm) để mang đi khám. Cách phát giấy này có khác nhau giữa các địa phương, nên bạn hỏi luôn tại quầy.

Từ vựng giấy tờ ở tòa thị chính

Các chữ dưới đây nằm trên biển quầy, trên tờ khai và trên phiếu bạn nhận về. Nhận mặt được chữ Hán là đủ, chưa cần viết.

Giấy tờ và thủ tục

Từ	Phiên âm	Nghĩa
手続き	tetsuzuki	thủ tục
届出	todokede	khai báo, trình báo
届出書	todokedesho	tờ khai
申請書	shinseisho	đơn xin
転入届	tennyū todoke	khai báo chuyển đến
転出届	tenshutsu todoke	khai báo chuyển đi
転居届	tenkyo todoke	khai báo đổi nhà trong cùng thành phố
転出証明書	tenshutsu shōmeisho	giấy chứng nhận đã chuyển đi
住民票	jūminhyō	phiếu cư trú
住民票の写し	jūminhyō no utsushi	bản sao phiếu cư trú
証明書	shōmeisho	giấy chứng nhận
本人確認書類	honnin kakunin shorui	giấy tờ tùy thân
委任状	ininjō	giấy ủy quyền
手数料	tesūryō	lệ phí

Thông tin cá nhân trên tờ khai

Từ	Phiên âm	Nghĩa
氏名	shimei	họ tên
フリガナ	furigana	cách đọc tên bằng katakana
生年月日	seinengappi	ngày tháng năm sinh
性別	seibetsu	giới tính
国籍	kokuseki	quốc tịch
住所	jūsho	địa chỉ
新住所	shin jūsho	địa chỉ mới
旧住所	kyū jūsho	địa chỉ cũ
世帯主	setainushi	chủ hộ
続柄	zokugara	quan hệ với chủ hộ
電話番号	denwa bangō	số điện thoại
署名	shomei	chữ ký
在留資格	zairyū shikaku	tư cách lưu trú
在留期間	zairyū kikan	thời hạn lưu trú

Bảo hiểm, lương hưu, thuế

Từ	Phiên âm	Nghĩa
保険料	hokenryō	phí bảo hiểm
加入	kanyū	tham gia
脱退	dattai	rút khỏi
資格確認書	shikaku kakuninsho	giấy xác nhận tư cách bảo hiểm
年金手帳	nenkin techō	sổ lương hưu (bản cũ)
基礎年金番号	kiso nenkin bangō	mã số lương hưu cơ bản
住民税	jūminzei	thuế cư trú
納付書	nōfusho	phiếu nộp tiền
口座振替	kōza furikae	trích tiền tự động từ tài khoản

Một buổi ở quầy: câu bạn nghe và câu bạn nói

Khi đến nơi, bạn lấy số thứ tự ở máy 発券機 (hakkenki) rồi chờ gọi. Phiếu số gọi là 番号札 (bangōfuda). Các câu dưới đây xếp theo diễn biến thật của một lần làm thủ tục.

Khi nói việc mình cần

• 転入の手続きをしたいんですが。 (Tennyū no tetsuzuki o shitai n desu ga., "Tôi muốn làm thủ tục chuyển đến")
• 国民健康保険に入りたいです。 (Kokumin kenkō hoken ni hairitai desu., "Tôi muốn tham gia bảo hiểm y tế quốc dân")
• 住民票の写しを一通お願いします。 (Jūminhyō no utsushi o ittsū onegai shimasu., "Cho tôi một bản sao phiếu cư trú")
• 引っ越しをしたので、住所を変更したいです。 (Hikkoshi o shita node, jūsho o henkō shitai desu., "Tôi đã chuyển nhà nên muốn đổi địa chỉ")
• どの窓口に行けばいいですか。 (Dono madoguchi ni ikeba ii desu ka., "Tôi nên đến quầy nào ạ?")

Câu cán bộ hay hỏi

Câu hỏi	Phiên âm	Nghĩa	Cách trả lời
在留カードをお持ちですか。	Zairyū kādo o omochi desu ka.	Anh/chị có mang thẻ cư trú không?	はい、これです。 (Hai, kore desu.)
いつ日本に来ましたか。	Itsu Nihon ni kimashita ka.	Bạn đến Nhật khi nào?	十月五日に来ました。 (Jūgatsu itsuka ni kimashita.)
どなたと住んでいますか。	Donata to sunde imasu ka.	Bạn sống cùng ai?	一人で住んでいます。 (Hitori de sunde imasu.)
会社の保険に入っていますか。	Kaisha no hoken ni haitte imasu ka.	Bạn có bảo hiểm công ty không?	いいえ、入っていません。 (Iie, haitte imasen.)
こちらにご記入ください。	Kochira ni gokinyū kudasai.	Mời điền vào đây.	はい、わかりました。 (Hai, wakarimashita.)
お名前を呼ぶまでお待ちください。	Onamae o yobu made omachi kudasai.	Xin chờ đến khi gọi tên.	Ngồi chờ, nghe tên hoặc số.

Cán bộ thường nói kính ngữ như お持ちですか hay ご記入ください. Bạn không cần đáp lại bằng kính ngữ, thể ます lịch sự là đủ. Nếu muốn hiểu vì sao họ nói vậy, xem bài kính ngữ tiếng Nhật.

Khi không hiểu

• もう一度ゆっくりお願いします。 (Mō ichido yukkuri onegai shimasu., "Xin nói lại chậm một lần nữa")
• ここに何を書けばいいですか。 (Koko ni nani o kakeba ii desu ka., "Chỗ này tôi viết gì ạ?")
• ベトナム語の説明はありますか。 (Betonamugo no setsumei wa arimasu ka., "Có hướng dẫn tiếng Việt không ạ?")
• 通訳をお願いできますか。 (Tsūyaku o onegai dekimasu ka., "Tôi nhờ phiên dịch được không?")

Nhiều tòa thị chính ở thành phố lớn có tờ hướng dẫn nhiều thứ tiếng hoặc dịch vụ phiên dịch qua máy tính bảng. Hỏi câu thứ ba ở trên trước khi cố đọc tờ khai.

Cách điền tờ khai chuyển đến

Tờ 転入届 mỗi nơi in một kiểu nhưng ô cần điền gần giống nhau. Vài điểm người Việt hay vướng:

• Họ tên (氏名): viết bằng chữ Latin in hoa đúng như thẻ cư trú, thứ tự giống trên thẻ. Ô フリガナ ghi cách đọc bằng katakana, ví dụ NGUYEN VAN AN thành グエン・ヴァン・アン.
• Địa chỉ mới (新住所): chép nguyên văn từ hợp đồng thuê nhà, có số phòng. Cách đọc và viết địa chỉ Nhật có ở bài cách nói địa chỉ tiếng Nhật.
• Địa chỉ cũ (旧住所): người từ nước ngoài sang thường ghi 国外 (kokugai, "nước ngoài") hoặc tên nước. Hỏi cán bộ nếu không chắc.
• Chủ hộ (世帯主): sống một mình thì ghi tên mình. Ở ghép với bạn thì mỗi người thường là một hộ riêng.
• Quan hệ (続柄): chủ hộ ghi 本人 (honnin, "bản thân"). Vợ ghi 妻 (tsuma), chồng ghi 夫 (otto), con ghi 子 (ko).
• Ngày chuyển đến: ngày bạn bắt đầu ở căn nhà đó, không phải ngày nhập cảnh.

Thủ tục khi chuyển nhà ở Nhật

Ba loại tờ khai dễ nhầm với nhau. Phân biệt bằng nơi bạn đi và nơi bạn đến:

Trường hợp	Tờ khai	Nộp ở đâu, khi nào
Chuyển sang thành phố khác	転出届 rồi 転入届	Nộp 転出届 ở nơi cũ trước khi đi, nhận giấy chứng nhận. Sau đó nộp 転入届 ở nơi mới trong 14 ngày kể từ ngày chuyển.
Đổi nhà trong cùng thành phố	転居届	Nộp ở tòa thị chính đang ở, trong 14 ngày kể từ ngày chuyển.
Rời Nhật về nước	転出届	Nộp trước khi rời Nhật. Nhớ hỏi luôn về bảo hiểm và lương hưu.

Một số nơi đã cho làm thủ tục chuyển đi qua mạng nếu bạn có thẻ My Number, nhưng bước chuyển đến vẫn phải ra quầy. Ngoài tòa thị chính, bạn còn phải báo địa chỉ mới cho ngân hàng (xem tiếng Nhật ở ngân hàng), nhà mạng, trường hoặc công ty. Nếu đang tìm nhà, đọc trước bài tiếng Nhật khi thuê nhà.

Khi nộp 転入届, nhiều nơi phát kèm tập tờ rơi hướng dẫn đổ rác của khu vực. Đừng bỏ qua tập này, vì lịch rác mỗi phường một khác. Từ vựng để đọc nó có trong bài phân loại rác tiếng Nhật.

Lỗi người Việt hay gặp

• Để quá 14 ngày mới đi đăng ký. Bạn bị hỏi lý do, và bảo hiểm y tế có thể bị truy thu từ ngày đến. Hãy đi ngay trong tuần đầu.
• Nhầm 住民票 với 在留カード. Thẻ cư trú do Cục Xuất nhập cảnh cấp. Phiếu cư trú là giấy tòa thị chính in ra, có lệ phí, mỗi lần xin một bản.
• Vứt phong bì từ tòa thị chính. Giấy thông báo My Number, phiếu nộp thuế cư trú 納付書 đều về qua bưu điện. Thấy phong bì có chữ 市役所 hay 区役所 thì mở ra đọc ngay.
• Nói 住所を変わりたい. Câu đúng là 住所を変更したいです。 (Jūsho o henkō shitai desu.) Động từ 変わる (kawaru) là tự động từ nên không đi với を.
• Ghi tên khác với thẻ cư trú, ví dụ bỏ dấu cách hay đảo họ tên. Mọi giấy tờ sau này (ngân hàng, điện thoại) đều so với phiếu cư trú, nên chỉ cần lệch một chữ là bị trả hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp

市役所 và 区役所 khác nhau thế nào?

市役所 là tòa thị chính của một thành phố. Thành phố lớn chia thành quận thì người dân làm thủ tục ở 区役所 của quận mình. Ở Tokyo, 23 quận đặc biệt mỗi quận có 区役所 riêng.

Đăng ký địa chỉ ở Nhật có cần đặt lịch trước không?

Đa số nơi không cần, cứ lấy số và chờ. Đầu tháng 4 và cuối tháng 3 là mùa chuyển nhà nên rất đông, có khi chờ vài tiếng. Đi vào buổi sáng ngày thường sẽ nhanh hơn.

Nhờ người khác đi đăng ký thay được không?

Được trong một số trường hợp, với giấy ủy quyền 委任状. Người cùng hộ từ 16 tuổi trở lên có thể khai thay khi bạn ốm hoặc dưới 16 tuổi. Quy định cụ thể khác nhau theo từng nơi.

Bao lâu thì nhận được giấy báo số My Number?

Thời gian khác nhau tùy địa phương và mùa cao điểm. Giấy gửi về đúng địa chỉ bạn khai, nên tên trên hộp thư phải ghi rõ để bưu điện giao được.