Từ vựng tiếng Nhật ngành xuất nhập khẩu: chứng từ, hải quan và email mẫu

Xuất nhập khẩu trong tiếng Nhật là 輸出入 (yushutsunyū), ghép từ 輸出 (yushutsu, xuất khẩu) và 輸入 (yunyū, nhập khẩu). Cả ngành ngoại thương gọi chung là 貿易 (bōeki, mậu dịch). Từ vựng tiếng Nhật chuyên ngành xuất nhập khẩu chia thành năm nhóm theo vòng đời một lô hàng: báo giá và hợp đồng, điều kiện giao hàng Incoterms, chứng từ, vận tải quốc tế và thủ tục hải quan. Bài này đi lần lượt từng nhóm, kèm cách đọc, nghĩa và ba mẫu email ngắn bạn có thể dùng ngay với đối tác Nhật.

1. Báo giá, đặt hàng và hợp đồng

Từ	Cách đọc	Nghĩa
取引先	torihikisaki	đối tác, khách hàng giao dịch
商社	shōsha	công ty thương mại
引き合い	hikiai	yêu cầu hỏi hàng (inquiry)
見積書	mitsumorisho	bảng báo giá
単価	tanka	đơn giá
最低発注数量	saitei hacchū sūryō	số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ)
発注	hacchū	đặt hàng (phía mua)
受注	juchū	nhận đơn (phía bán)
注文書	chūmonsho	đơn đặt hàng (PO)
注文請書	chūmon ukesho	giấy xác nhận nhận đơn
売買契約書	baibai keiyakusho	hợp đồng mua bán
納期	nōki	thời hạn giao hàng
支払条件	shiharai jōken	điều kiện thanh toán
前払い	maebarai	trả trước
送金	sōkin	chuyển tiền (T/T)
信用状	shin'yōjō	thư tín dụng (L/C)
為替レート	kawase rēto	tỉ giá hối đoái
値引き	nebiki	giảm giá
クレーム	kurēmu	khiếu nại (về chất lượng, số lượng)

Một lưu ý về クレーム: trong tiếng Nhật từ này nghĩa là "khiếu nại", không mang nghĩa "yêu cầu bồi thường bảo hiểm" như claim trong tiếng Anh thương mại. Đòi bồi thường bảo hiểm gọi là 保険金請求 (hokenkin seikyū).

2. Incoterms trong tiếng Nhật

Người Nhật thường nói thẳng ba chữ cái tiếng Anh (FOB, CIF), nhưng hợp đồng và tài liệu đào tạo hay ghi kèm tên tiếng Nhật. Đây là các điều kiện hay gặp nhất trong Incoterms 2020:

Mã	Tên tiếng Nhật	Cách đọc	Nghĩa ngắn
EXW	工場渡し	kōjō watashi	giao tại xưởng người bán
FCA	運送人渡し	unsōnin watashi	giao cho người vận chuyển
FOB	本船渡し	honsen watashi	giao lên tàu tại cảng đi
CFR	運賃込み	unchin komi	người bán trả cước tới cảng đến
CIF	運賃保険料込み	unchin hokenryō komi	người bán trả cước và bảo hiểm
DAP	仕向地持込渡し	shimukechi mochikomi watashi	giao tới nơi đến, chưa dỡ hàng
DDP	関税込持込渡し	kanzei komi mochikomi watashi	giao tới nơi, người bán chịu cả thuế nhập khẩu

Khi đàm phán, câu hỏi điều kiện giao hàng thường là 条件はFOBでよろしいでしょうか。 (Jōken wa FOB de yoroshii deshō ka., "Điều kiện FOB được chứ ạ?"). Hai chữ cần nhớ đi kèm là 危険負担 (kiken futan, chịu rủi ro) và 費用負担 (hiyō futan, chịu chi phí).

3. Chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ	Cách đọc	Nghĩa
インボイス / 商業送り状	inboisu / shōgyō okurijō	hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
パッキングリスト	pakkingu risuto	phiếu đóng gói (Packing List)
船荷証券	funani shōken	vận đơn đường biển (B/L)
航空運送状	kōkū unsōjō	vận đơn hàng không (AWB)
原産地証明書	gensanchi shōmeisho	giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
保険証券	hoken shōken	đơn bảo hiểm
到着案内	tōchaku annai	thông báo hàng đến (Arrival Notice)
荷渡指図書	niwatashi sashizusho	lệnh giao hàng (D/O)
輸出許可書	yushutsu kyokasho	giấy phép xuất khẩu do hải quan cấp
輸入許可書	yunyū kyokasho	giấy phép nhập khẩu do hải quan cấp
船積書類	funazumi shorui	bộ chứng từ giao hàng

Hàng từ Việt Nam vào Nhật có thể hưởng thuế suất ưu đãi theo các hiệp định như VJEPA, AJCEP hoặc CPTPP nếu chứng minh được xuất xứ. Vì vậy đối tác Nhật rất hay hỏi: 原産地証明書は発行できますか。 (Gensanchi shōmeisho wa hakkō dekimasu ka., "Bên anh cấp được C/O không?").

4. Vận tải quốc tế

Từ	Cách đọc	Nghĩa
船積み	funazumi	xếp hàng lên tàu
船会社	funagaisha	hãng tàu
フォワーダー	fowādā	công ty giao nhận (forwarder)
ブッキング	bukkingu	đặt chỗ trên tàu
コンテナ	kontena	container
混載	konsai	hàng lẻ ghép container (LCL)
積出港	tsumidashikō	cảng xếp hàng, cảng đi
仕向港	shimukekō	cảng đến
出港予定日	shukkō yoteibi	ngày dự kiến tàu chạy (ETD)
到着予定日	tōchaku yoteibi	ngày dự kiến tàu đến (ETA)
カット日	katto bi	hạn cắt máng (cut-off)
海上輸送	kaijō yusō	vận tải biển
航空輸送	kōkū yusō	vận tải hàng không
デバンニング	debanningu	rút hàng khỏi container

Nguyên container (FCL) người Nhật thường gọi thẳng là FCL hoặc コンテナ単位 (kontena tan'i). Phần kho và giao nội địa sau khi hàng cập cảng nằm ở bài từ vựng tiếng Nhật chuyên ngành logistics.

5. Hải quan và thông quan

Từ	Cách đọc	Nghĩa
税関	zeikan	hải quan
通関	tsūkan	thông quan, làm thủ tục hải quan
通関業者	tsūkan gyōsha	đại lý hải quan
輸出申告	yushutsu shinkoku	khai báo xuất khẩu
輸入申告	yunyū shinkoku	khai báo nhập khẩu
関税	kanzei	thuế quan, thuế nhập khẩu
輸入消費税	yunyū shōhizei	thuế tiêu dùng khâu nhập khẩu
HSコード	eichi esu kōdo	mã HS
関税率	kanzeiritsu	thuế suất
EPA税率	ii pii ei zeiritsu	thuế suất ưu đãi theo hiệp định EPA
保税地域	hozei chiiki	khu vực ngoại quan
書類審査	shorui shinsa	kiểm tra hồ sơ
検査	kensa	kiểm hoá
輸入許可	yunyū kyoka	chấp thuận nhập khẩu (thông quan xong)

Hải quan Nhật xử lý tờ khai qua hệ thống NACCS (tên đầy đủ: 輸出入・港湾関連情報処理システム). Kết quả phân luồng gọi là 区分 (kubun): 区分1 là được cấp phép ngay, 区分2 phải nộp hồ sơ để kiểm tra, 区分3 phải kiểm hoá thực tế. Nghe đại lý hải quan báo 区分3になりました (kubun san ni narimashita) là bạn biết hàng sẽ ra chậm hơn dự kiến.

6. Email mẫu với đối tác Nhật

Xin báo giá

Câu	Nghĩa
件名：お見積りのお願い	Tiêu đề: Đề nghị báo giá
いつもお世話になっております。	Cảm ơn quý công ty đã luôn hợp tác (câu chào mở đầu).
下記の条件でお見積りをお願いできますでしょうか。	Quý công ty có thể báo giá theo các điều kiện dưới đây được không ạ?
数量：5,000個、条件：FOBホーチミン、希望納期：12月末	Số lượng: 5.000 cái, điều kiện: FOB Hồ Chí Minh, thời hạn giao mong muốn: cuối tháng 12
何卒よろしくお願いいたします。	Rất mong nhận được phản hồi.

Thông báo đã xếp hàng lên tàu

Câu	Nghĩa
件名：船積みのご案内	Tiêu đề: Thông báo giao hàng lên tàu
本日、ご注文の貨物を船積みいたしました。	Hôm nay chúng tôi đã xếp lô hàng quý công ty đặt lên tàu.
船荷証券、インボイス、パッキングリストの写しを添付いたします。	Chúng tôi gửi kèm bản sao B/L, hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói.
到着予定日は来月5日です。	Ngày dự kiến hàng đến là mùng 5 tháng sau.

Báo chậm giao hàng

Câu	Nghĩa
件名：納期遅延のお詫び	Tiêu đề: Xin lỗi về việc chậm giao hàng
誠に申し訳ございませんが、本船のスケジュール変更により、到着が3日ほど遅れる見込みです。	Thành thật xin lỗi, do lịch tàu thay đổi, hàng dự kiến đến trễ khoảng 3 ngày.
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。	Chúng tôi rất xin lỗi vì đã gây phiền hà.

Kính ngữ trong email, cách gọi điện và báo cáo với đối tác được giảng riêng trong bài tiếng Nhật thương mại.

Lỗi người Việt hay mắc

• Lẫn 発注 và 受注. Phía mua 発注する (đặt hàng), phía bán 受注する (nhận đơn). Viết ngược trong email sẽ làm đối tác hiểu sai ai đang đặt cho ai.
• Đọc 船荷証券 thành "senka shōken". Đúng là funani shōken. Tương tự 船積み là funazumi, 船会社 là funagaisha.
• Dùng 送り状 cho mọi loại vận đơn. Trong kho nội địa, 送り状 là phiếu gửi hàng. Trong xuất nhập khẩu, 商業送り状 là hoá đơn thương mại, còn vận đơn đường biển là 船荷証券.
• Hiểu クレーム là "đòi bồi thường bảo hiểm". Như đã nói ở trên, クレーム ở Nhật là lời phàn nàn, khiếu nại về hàng.
• Viết 納期 khi muốn nói ngày tàu đến. 納期 là hạn giao theo hợp đồng. Ngày tàu đến dự kiến là 到着予定日 (ETA).

Câu hỏi thường gặp

Xuất nhập khẩu tiếng Nhật là gì?

Xuất khẩu là 輸出 (yushutsu), nhập khẩu là 輸入 (yunyū), gộp lại là 輸出入. Ngành ngoại thương nói chung là 貿易 (bōeki), nhân viên xuất nhập khẩu thường được gọi là 貿易事務 (bōeki jimu).

Hải quan tiếng Nhật là gì?

Cơ quan hải quan là 税関 (zeikan). Thủ tục hải quan là 通関 (tsūkan), người làm dịch vụ khai báo là 通関業者. Ở Nhật còn có kỳ thi quốc gia lấy chứng chỉ 通関士 (tsūkanshi) cho người làm nghề khai báo hải quan.

Làm xuất nhập khẩu với Nhật cần tiếng Nhật trình độ nào?

Đọc được chứng từ và email cần nắm vững chữ Hán chuyên ngành, thường tương đương N2 trở lên. Nếu bạn chỉ xử lý chứng từ tiếng Anh, vốn từ trong bài này đủ để trao đổi qua email đơn giản.

Incoterms có tên tiếng Nhật không?

Có, ví dụ FOB là 本船渡し, CIF là 運賃保険料込み. Trong giao dịch hằng ngày người Nhật vẫn nói mã tiếng Anh, nên bạn chỉ cần nhận ra tên tiếng Nhật khi đọc hợp đồng.