Tiếng Nhật thương mại: mẫu câu email, điện thoại, họp và kỳ thi BJT
Nội dung bài viết
Tiếng Nhật thương mại (, bijinesu nihongo) là tiếng Nhật dùng trong công ty: email, điện thoại, họp và báo cáo. Bạn phải dùng kính ngữ đúng vị trí trên dưới, trong ngoài. Hai câu bạn sẽ dùng mỗi ngày là (osewa ni natte orimasu, cảm ơn quý công ty đã luôn giúp đỡ, câu mở đầu email và điện thoại) và (yoroshiku onegai itashimasu, rất mong được giúp đỡ, câu kết). Muốn có chứng chỉ riêng cho năng lực này thì có kỳ thi BJT. Bài dưới đi qua từng tình huống công sở kèm mẫu câu, quy tắc kính ngữ trong công việc và thông tin về BJT.
Tiếng Nhật thương mại khác tiếng Nhật giao tiếp ở đâu
Ngữ pháp không mới. Cái khác là bạn phải chọn đúng mức lịch sự cho từng người và từng kênh. Có ba điểm cần nắm trước:
- Kính ngữ ba tầng: tôn kính ngữ cho hành động của khách và cấp trên, khiêm nhường ngữ cho hành động của mình và người công ty mình, thể lịch sự です/ます cho mọi thứ còn lại. Phần nền có ở bài kính ngữ tiếng Nhật.
- Phân biệt trong và ngoài ( uchi và soto): nói với khách hàng thì chính trưởng phòng của bạn cũng là "người trong", phải hạ xuống.
- Từ vựng riêng của công sở: (heisha, công ty chúng tôi), (onsha, quý công ty, khi nói), (kisha, quý công ty, khi viết).
Mẫu câu email công việc
Email tiếng Nhật có khung cố định: tên người nhận, câu chào, xưng danh, nội dung, câu kết, chữ ký. Người Nhật đọc email theo khung này nên chỉ cần đặt đúng chỗ là đã lịch sự.
| Tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| maru-maru kabushiki gaisha Tanaka-sama | Gửi anh/chị Tanaka, công ty 〇〇 | |
| osewa ni natte orimasu. | Cảm ơn quý công ty đã luôn hỗ trợ. (chào đầu thư với đối tác) | |
| otsukaresama desu. | Chào anh/chị. (chào đầu thư nội bộ) | |
| maru-maru-sha no Guen de gozaimasu. | Tôi là Nguyễn từ công ty 〇〇. | |
| ... no ken de go-renraku itashimashita. | Tôi liên hệ về việc ... | |
| shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Tôi đã đính kèm tài liệu, xin anh/chị kiểm tra. | |
| osoreirimasu ga, ... shite itadakemasu deshō ka. | Xin lỗi đã làm phiền, anh/chị có thể ... được không ạ? | |
| go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Rất mong anh/chị xem xét. | |
| toriisogi go-renraku made. | Xin gửi thông tin trước như vậy. | |
| nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Kính mong được quý công ty giúp đỡ. (rất trang trọng) |
Một email ngắn hoàn chỉnh: / / / Bốn dòng, đủ khung. Lưu ý (sama) đi sau tên người nhận; không ghi hay bỏ trống kính xưng.
Mẫu câu điện thoại
Điện thoại là chỗ người mới đi làm thấy căng nhất vì phải phản xạ nhanh. Dưới đây là bộ câu tối thiểu; quy trình đầy đủ (nhận cuộc gọi, chuyển máy, ghi lời nhắn) có ở bài nghe điện thoại tiếng Nhật.
| Tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| o-denwa arigatō gozaimasu. ABC-sha de gozaimasu. | Cảm ơn quý khách đã gọi. Công ty ABC xin nghe. | |
| shōshō omachi kudasai. | Xin vui lòng chờ một chút. | |
| Tanaka wa tadaima seki o hazushite orimasu. | Anh Tanaka hiện không có ở chỗ ngồi. | |
| orikaeshi o-denwa itashimashō ka. | Tôi gọi lại cho anh/chị nhé? | |
| osoreirimasu ga, mō ichido o-namae o ukagaemasu ka. | Xin lỗi, anh/chị cho tôi xin lại tên được không? | |
| shitsurei itashimasu. | Xin phép (chào cúp máy). |
Câu thứ ba là ví dụ rõ nhất về quy tắc trong và ngoài: với người gọi từ công ty khác, bạn gọi trưởng phòng của mình là trơn, không thêm hay , và dùng khiêm nhường ngữ .
Mẫu câu trong cuộc họp
| Tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| honjitsu wa o-isogashii tokoro, arigatō gozaimasu. | Cảm ơn mọi người đã dành thời gian dù đang bận. | |
| sore dewa, kaigi o hajimesasete itadakimasu. | Xin phép bắt đầu cuộc họp. | |
| honjitsu no gidai wa mittsu desu. | Hôm nay có ba nội dung cần bàn. | |
| shiryō no san-pēji o goran kudasai. | Mời mọi người xem trang 3 của tài liệu. | |
| itten, shitsumon shite mo yoroshii deshō ka. | Tôi xin hỏi một điểm được không ạ? | |
| ossharu tōri desu. | Đúng như anh/chị nói. | |
| mochikaette kentō sasete itadakimasu. | Chúng tôi xin mang về xem xét thêm. | |
| ijō desu. | Tôi xin hết. |
Câu rất hay gặp khi đàm phán: phía Nhật chưa từ chối nhưng cần hỏi ý nội bộ. Người Việt hay hiểu đó là đồng ý, rồi bất ngờ khi tuần sau nhận câu trả lời không.
Báo cáo, liên lạc, xin ý kiến
Công ty Nhật nào cũng nhắc (hōrensō), viết tắt của (hōkoku, báo cáo), (renraku, liên lạc) và (sōdan, xin ý kiến). Cấp trên mong nhân viên tự chủ động báo tiến độ, kể cả khi chưa xong.
| Tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| go-hōkoku ga arimasu. | Tôi có việc cần báo cáo. | |
| sukoshi go-sōdan shitai koto ga aru no desu ga. | Tôi có chút việc muốn xin ý kiến anh/chị. | |
| ima, o-jikan yoroshii deshō ka. | Bây giờ anh/chị có thời gian không ạ? | |
| shōchi shimashita. | Tôi đã rõ. | |
| mōshiwake gozaimasen. kakunin itashimasu. | Tôi rất xin lỗi. Tôi sẽ kiểm tra lại. | |
| osaki ni shitsurei shimasu. | Tôi xin phép về trước. |
Kính ngữ trong công việc: những cặp hay dùng sai
| Nên dùng | Tránh dùng | Lý do |
|---|---|---|
| / | Nhiều người Nhật coi là cách nói với ngang hàng hoặc cấp dưới, không hợp để đáp cấp trên hay khách. | |
| là lời của người trên nói với người dưới. | ||
| Đọc tài liệu của khách, cấp trên thì dùng khiêm nhường ngữ. | ||
| Hỏi người bên khách có ở đó không. | ||
| Xưng tên mình với người ngoài công ty. | ||
| (nói) / (viết) | Gọi công ty đối tác. |
Lỗi kính ngữ gấp đôi cũng hay gặp: là tôn kính chồng tôn kính, chỉ cần . cũng bị nhiều sách coi là thừa, là đủ.
Kỳ thi BJT là gì
BJT (Business Japanese Proficiency Test, ) là kỳ thi đo khả năng dùng tiếng Nhật trong công việc. Đơn vị tổ chức là Hiệp hội Kiểm định Năng lực Hán tự Nhật Bản (, Nihon Kanji Nōryoku Kentei Kyōkai). Khác JLPT, BJT không có đỗ hay trượt: bài thi chấm theo thang 0 đến 800 điểm rồi xếp vào 6 mức từ J5 đến J1+.
| Mức | Điểm |
|---|---|
| J1+ | 600 đến 800 |
| J1 | 530 đến 599 |
| J2 | 420 đến 529 |
| J3 | 320 đến 419 |
| J4 | 200 đến 319 |
| J5 | 0 đến 199 |
Bài thi gồm ba phần: nghe hiểu, nghe kết hợp đọc hiểu, và đọc hiểu. Đề xoay quanh tình huống công sở thật như đọc email, nghe cuộc họp, hiểu chỉ thị của cấp trên. Đề có khoảng 80 câu, làm trong khoảng hai tiếng. Thi trên máy tính (CBT) qua hệ thống đặt lịch Pearson VUE; thí sinh tự chọn ngày giờ, và Việt Nam có trong danh sách địa điểm thi ngoài Nhật. Sau mỗi lần thi phải chờ 3 tháng mới được thi lại. Theo trang của Pearson VUE, BJT từ 480 điểm được cộng 15 điểm trong hệ thống đánh giá nhân lực chất lượng cao của Nhật. Lệ phí ngoài Nhật tính riêng theo từng nước, hãy xem bảng phí trên trang chính thức của BJT trước khi đăng ký.
Khi nào nên thi BJT: bạn đã có JLPT N2 hoặc N1, đang làm hoặc ứng tuyển vào công ty Nhật và muốn chứng minh khả năng xử lý công việc thực tế. Với người mới ở N4, N3, nên tập trung vào JLPT trước; xem lộ trình ở JLPT là gì.
Lỗi người Việt hay mắc ở công sở Nhật
- Trả lời với khách. Câu đúng, nhưng mới đúng vai người phục vụ khách.
- Gọi cấp trên của mình là khi nói chuyện với đối tác. Với người ngoài, chỉ nói .
- Mở email bằng . Email công việc mở bằng hoặc, trong nội bộ, .
- Im lặng khi chưa xong việc. Theo tinh thần , báo trước (sukoshi okuresō desu, có vẻ sẽ chậm một chút) tốt hơn để trễ hạn mà không ai biết.
- Dịch thẳng "tôi nghĩ là không được" thành khi từ chối khách. Cách mềm hơn là (itashikanemasu, chúng tôi khó có thể làm).
Nếu bạn sắp đi phỏng vấn vào công ty Nhật, các câu tự giới thiệu và trả lời nhà tuyển dụng có ở bài phỏng vấn tiếng Nhật.
Câu hỏi thường gặp
BJT là gì?
BJT là kỳ thi năng lực tiếng Nhật thương mại do Hiệp hội Kiểm định Năng lực Hán tự Nhật Bản tổ chức. Bài thi chấm 0 đến 800 điểm, xếp 6 mức từ J5 đến J1+, thi trên máy tính và có điểm thi tại Việt Nam.
BJT và JLPT khác nhau thế nào?
JLPT đo tiếng Nhật chung theo 5 cấp N5 đến N1 và có đỗ hoặc trượt. BJT chỉ đo khả năng dùng tiếng Nhật trong công việc, không có đỗ trượt mà cho điểm số. Hai kỳ thi bổ sung cho nhau; nhiều công ty vẫn hỏi JLPT trước.
Tiếng Nhật công sở cần trình độ bao nhiêu?
Để đọc email và họp được, thường cần khoảng N3 trở lên, cộng với việc học riêng mẫu câu kính ngữ công việc. Các câu trong bài này dùng được ngay cả khi bạn mới ở N4, vì chúng là khung cố định.
お世話になっております dùng với ai?
Với khách hàng, đối tác bên ngoài công ty, ở đầu email hoặc khi nhấc máy. Trong nội bộ, thay bằng .