Viết email tiếng Nhật: bố cục và mẫu email xin nghỉ, cảm ơn, xin lỗi

Một email công việc tiếng Nhật có bố cục gần như cố định: 件名 (tiêu đề) → 宛名 (tên người nhận) → lời chào → xưng danh → 本文 (nội dung, nói việc chính trước) → 結び (câu kết) → 署名 (chữ ký). Lời chào gửi người trong công ty là お疲れ様です。 (Otsukaresama desu.), gửi khách hàng hay đối tác là いつもお世話になっております。 (Itsumo osewa ni natte orimasu.). Câu kết gần như luôn là よろしくお願いいたします。 (Yoroshiku onegai itashimasu.). Nắm khung này rồi, bạn chỉ cần thay phần nội dung là viết được hầu hết các email thường ngày.

Bài này đi từng phần của bố cục, sau đó đưa bốn mẫu đầy đủ: xin nghỉ, hỏi việc, cảm ơn và xin lỗi. Nếu bạn cần cả mẫu câu điện thoại, họp hay kỳ thi BJT, xem thêm bài tiếng Nhật thương mại.

Bố cục một email tiếng Nhật

Phần	Gửi trong công ty (社内)	Gửi ra ngoài (社外)
件名, tiêu đề	【ご確認】来週の会議資料について	先日のお打ち合わせのお礼
宛名, người nhận	田中部長 hoặc 佐藤さん	株式会社さくら商事　営業部　山田様
Lời chào	お疲れ様です。	いつもお世話になっております。
Xưng danh	営業部のグエンです。	株式会社ABCのグエンでございます。
本文, nội dung	Kết luận trước, chi tiết sau	Kết luận trước, chi tiết sau
結び, câu kết	よろしくお願いいたします。	今後ともよろしくお願いいたします。
署名, chữ ký	Họ tên, phòng ban, số máy lẻ	Họ tên, công ty, phòng ban, điện thoại, email

件名: tiêu đề

Người Nhật đọc tiêu đề để quyết định mở email nào trước, nên tiêu đề phải nói rõ việc. Cách hay dùng là đặt từ khóa trong ngoặc 【】 rồi ghi nội dung: 【ご相談】 (xin ý kiến), 【お願い】 (nhờ việc), 【至急】 (gấp). Khi trả lời, giữ nguyên tiêu đề có "Re:" để người nhận thấy cả chuỗi thư.

宛名: tên người nhận

Gửi ra ngoài, ghi tên công ty đầy đủ, phòng ban, rồi họ người nhận + 様 (sama). Không viết tắt 株式会社 thành (株). Nếu gửi đến cả phòng mà không có tên người cụ thể, dùng 御中 (onchū): 営業部御中.

Trong công ty, gọi họ + さん hoặc họ + chức vụ: 田中部長 (Tanaka buchō). Chức vụ đã mang nghĩa kính trọng, nên không thêm 様 sau nó. Viết 田中部長様 là lỗi rất hay gặp.

Lời chào và xưng danh

お疲れ様です。 chỉ dùng trong nội bộ, kể cả gửi lúc sáng sớm. Gửi khách hàng thì luôn là いつもお世話になっております。. Nếu là email đầu tiên cho người chưa quen, dùng 初めてご連絡いたします。 (Hajimete gorenraku itashimasu., đây là lần đầu tôi liên lạc).

Ngay sau lời chào là xưng danh: 営業部のグエンです。 (Eigyōbu no Guen desu.). Với khách hàng, đổi です thành でございます cho trang trọng hơn.

本文: nội dung

Nói việc chính ở câu đầu tiên, ví dụ 見積もりの件でご連絡いたしました。 (Mitsumori no ken de gorenraku itashimashita., tôi liên lạc về việc báo giá). Sau đó mới đến lý do, chi tiết, thời hạn. Xuống dòng sau mỗi câu hoặc mỗi ý, chừa một dòng trống giữa các đoạn. Email tiếng Nhật trên máy tính thường ngắt dòng sớm để dễ đọc, không viết thành một khối dài.

結び và 署名: câu kết, chữ ký

Câu kết phổ biến nhất là よろしくお願いいたします。. Khi nhờ người nhận làm gì, thêm phần cụ thể vào trước: ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 (Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu., nhờ anh chị xác nhận giúp). Với khách hàng quan trọng, có thể dùng 何卒よろしくお願い申し上げます。 (Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu.).

Chữ ký đặt cuối thư, gồm họ tên (nên ghi thêm cách đọc katakana như グエン), công ty, phòng ban, số điện thoại và email.

Mẫu email xin nghỉ

Gửi cấp trên trong công ty, xin nghỉ một ngày đã biết trước.

1. 件名：【休暇のお願い】11月5日　グエン
2. 田中部長
3. お疲れ様です。営業部のグエンです。 (Otsukaresama desu. Eigyōbu no Guen desu.)
4. 11月5日に、休暇をいただきたく、ご連絡いたしました。 (Jūichigatsu itsuka ni, kyūka o itadakitaku, gorenraku itashimashita., tôi xin phép được nghỉ ngày 5/11)
5. 家族の用事で、病院に付き添う必要があるためです。 (Kazoku no yōji de, byōin ni tsukisou hitsuyō ga aru tame desu., vì tôi phải đưa người nhà đi bệnh viện)
6. 担当している資料は、4日までに鈴木さんに引き継ぎます。 (Tantō shite iru shiryō wa, yokka made ni Suzuki-san ni hikitsugimasu., tài liệu tôi phụ trách sẽ bàn giao cho anh Suzuki trước ngày 4)
7. ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 (Gomeiwaku o okake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu., xin lỗi vì gây phiền, mong anh chấp thuận)

Câu bàn giao việc ở dòng 6 là phần người Nhật đánh giá cao: nó cho cấp trên thấy công việc không bị bỏ dở. Nếu nghỉ đột xuất vì ốm, thường phải gọi điện trước rồi mới gửi email, xem bài xin nghỉ làm tiếng Nhật.

Mẫu email hỏi việc

Gửi đồng nghiệp đàn anh để xác nhận một chi tiết trong công việc.

1. 件名：【ご確認】来週の会議資料について
2. 佐藤さん
3. お疲れ様です。グエンです。
4. 来週の会議資料について、確認させていただきたいことがあります。 (Raishū no kaigi shiryō ni tsuite, kakunin sasete itadakitai koto ga arimasu., tôi có điều muốn xác nhận về tài liệu họp tuần sau)
5. 売上のデータは、10月分まででよろしいでしょうか。 (Uriage no dēta wa, jūgatsu-bun made de yoroshii deshō ka., số liệu doanh thu lấy đến tháng 10 có được không ạ?)
6. お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。 (Oisogashii tokoro osoreirimasu ga, gokakunin itadakemasu deshō ka., xin lỗi vì làm phiền lúc anh bận, anh xem giúp em được không?)
7. よろしくお願いいたします。

Mẹo khi hỏi: viết câu hỏi sao cho người nhận chỉ cần trả lời "có" hoặc "không", như dòng 5. Câu hỏi mở kiểu "tài liệu nên làm thế nào?" khiến người bận phải viết dài và dễ bị để lại sau.

Mẫu email cảm ơn

Gửi khách hàng sau buổi gặp. Nên gửi trong ngày hoặc sáng hôm sau.

1. 件名：先日のお打ち合わせのお礼
2. 株式会社さくら商事　営業部　山田様
3. いつもお世話になっております。株式会社ABCのグエンでございます。 (Itsumo osewa ni natte orimasu. Kabushiki-gaisha ABC no Guen de gozaimasu.)
4. 先日はお忙しいところ、お時間をいただき、誠にありがとうございました。 (Senjitsu wa oisogashii tokoro, ojikan o itadaki, makoto ni arigatō gozaimashita., cảm ơn anh đã dành thời gian dù rất bận)
5. ご提案いただいた内容を社内で検討し、来週中にご連絡いたします。 (Goteian itadaita naiyō o shanai de kentō shi, raishū-chū ni gorenraku itashimasu., chúng tôi sẽ xem xét đề xuất trong nội bộ và liên lạc lại trong tuần sau)
6. 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 (Kongo tomo dōzo yoroshiku onegai itashimasu., rất mong tiếp tục được hợp tác)

Mẫu email xin lỗi

Gửi khách hàng khi giao hàng trễ. Email xin lỗi cần đủ ba ý: xin lỗi, nguyên nhân, cách phòng tránh lần sau.

1. 件名：納品遅延のお詫び
2. 株式会社さくら商事　購買部　山田様
3. いつもお世話になっております。株式会社ABCのグエンでございます。
4. このたびは納品が遅れ、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 (Kono tabi wa nōhin ga okure, gomeiwaku o okake shimashita koto o fukaku owabi mōshiagemasu., chúng tôi thành thật xin lỗi vì giao hàng trễ, gây phiền cho quý công ty)
5. 原因は弊社の確認不足でした。 (Gen'in wa heisha no kakunin busoku deshita., nguyên nhân là do chúng tôi kiểm tra chưa kỹ)
6. 今後は出荷前の確認を二重に行い、再発防止に努めます。 (Kongo wa shukka-mae no kakunin o nijū ni okonai, saihatsu bōshi ni tsutomemasu., từ nay chúng tôi sẽ kiểm tra hai lần trước khi xuất hàng để không tái diễn)
7. 重ねてお詫び申し上げます。 (Kasanete owabi mōshiagemasu., một lần nữa xin thành thật xin lỗi)

Với lỗi nhỏ trong nội bộ, chỉ cần 申し訳ありません。 (Mōshiwake arimasen.) cùng một câu nói cách sửa. Dùng お詫び申し上げます với đồng nghiệp nghe quá nặng nề.

Cụm câu hay dùng trong email

Cụm	Cách đọc	Dùng khi
資料を添付いたします。	Shiryō o tenpu itashimasu.	gửi kèm tài liệu
添付ファイルをご確認ください。	Tenpu fairu o gokakunin kudasai.	nhờ mở file đính kèm
お手数をおかけしますが	Otesū o okake shimasu ga	mở đầu khi nhờ việc tốn công
恐れ入りますが	Osoreirimasu ga	mở đầu lời nhờ, lời hỏi
承知いたしました。	Shōchi itashimashita.	đã hiểu, sẽ làm
ご連絡ありがとうございます。	Gorenraku arigatō gozaimasu.	mở đầu thư trả lời
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。	Gokentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu.	nhờ cân nhắc một đề xuất
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。	Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni otoiawase kudasai.	kết thư gửi khách
引き続きよろしくお願いいたします。	Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu.	kết thư giữa chừng công việc

Phần lớn các cụm này dùng kính ngữ khiêm nhường như いたします, 申し上げます. Nếu chưa phân biệt được tôn kính ngữ và khiêm nhường ngữ, đọc bài kính ngữ tiếng Nhật trước sẽ đỡ chép máy móc.

Lỗi người Việt hay mắc

• Dùng お疲れ様です cho khách hàng. Với người ngoài công ty, lời chào là いつもお世話になっております.
• Trả lời cấp trên bằng 了解しました. Nhiều người Nhật coi câu này không đủ lễ với người trên, nên dùng 承知しました hoặc かしこまりました.
• Viết 部長様, 課長様. Chức vụ đã là kính ngữ.
• Dịch thẳng "Kính gửi anh..." thành 拝啓. 拝啓 thuộc thư tay trang trọng, email công việc thường ngày không cần.
• Nội dung dài, để việc chính ở cuối. Người Nhật muốn biết ngay email này cần họ làm gì.
• Tiêu đề chung chung như "Hỏi" hay "Báo cáo". Tiêu đề nên nêu đúng việc và ngày nếu có.

Câu hỏi thường gặp

Gửi email lúc sáng sớm có dùng お疲れ様です được không?

Được, trong nội bộ công ty お疲れ様です dùng như lời chào chung, không phụ thuộc giờ. Gửi ra ngoài thì vẫn dùng いつもお世話になっております.

Email đầu tiên cho người chưa quen mở đầu thế nào?

Dùng 初めてご連絡いたします。 hoặc 突然のご連絡失礼いたします。 (Totsuzen no gorenraku shitsurei itashimasu., xin lỗi vì liên lạc đột ngột), rồi giới thiệu tên, công ty và lý do biết đến người nhận.

Email nội bộ có cần ký tên đầy đủ không?

Nên có chữ ký ngắn gồm họ tên, phòng ban, số máy lẻ. Nhiều công ty có mẫu chữ ký chung, bạn hỏi bộ phận hành chính để dùng đúng mẫu.

取り急ぎ có lịch sự không?

取り急ぎご連絡まで。 (Toriisogi gorenraku made., tạm báo nhanh như vậy) dùng được với đồng nghiệp. Với cấp trên hoặc khách hàng, nhiều người thấy câu này hơi cộc, nên thay bằng まずはご連絡いたします。 rồi kết bằng よろしくお願いいたします.