Viết email tiếng Hàn: bố cục và 6 mẫu email công việc
Nội dung bài viết
Email tiếng Hàn trong công ty có khuôn gần như cố định. Thứ tự là: tiêu đề có nhãn trong ngoặc vuông, lời chào kèm chức danh người nhận, một câu tự giới thiệu, nội dung chính, lời nhờ hoặc cảm ơn, rồi ký tên kèm 드림. Ví dụ hai câu mở đầu chuẩn: (timjangnim, annyeonghaseyo, chào trưởng nhóm) và (saengsan-gwallitim Eung-uyeon-imnida, tôi là Nguyễn ở nhóm quản lý sản xuất).
Bạn chỉ cần nắm khuôn này, khoảng 20 câu hay dùng và vài quy tắc kính ngữ là viết được phần lớn email nội bộ. Bên dưới có 6 mẫu email thường gặp nhất để bạn chép và sửa tên, ngày.
Bố cục email tiếng Hàn
| Phần | Tiếng Hàn | Viết gì |
|---|---|---|
| 1. Tiêu đề | (jemok) | Nhãn trong ngoặc vuông + nội dung ngắn |
| 2. Lời chào | (insa) | Tên hoặc chức danh + 님, rồi 안녕하세요 |
| 3. Tự giới thiệu | (sogae) | Bộ phận + tên + 입니다 |
| 4. Nội dung | (bonmun) | Vào thẳng việc, mỗi ý một đoạn ngắn |
| 5. Lời kết | (maejeummal) | Lời nhờ, cảm ơn |
| 6. Ký tên | (seomyeong) | Tên + 드림, kèm khối chữ ký |
Người Hàn đọc email rất nhanh, nên tiêu đề phải cho biết ngay loại việc. Nhãn hay gặp: (yocheong, đề nghị), (gongyu, chia sẻ), (bogo, báo cáo), (munui, hỏi), (hoesin, trả lời). Ví dụ tiêu đề: [공유] (siwol hoeuirok gongyudeurimnida, chia sẻ biên bản họp tháng 10).
Câu chào mở đầu
| Tiếng Hàn | Phiên âm | Dùng khi |
|---|---|---|
| annyeonghaseyo, yeongeoptim Mai-imnida | mở đầu thông thường | |
| sugo maneusimnida | chào người làm cùng công ty, đối tác quen | |
| cheoeum yeollakdeurimnida | viết cho người chưa từng liên lạc | |
| hangsang dowajusyeoseo gamsahamnida | mở đầu với người hay giúp mình | |
| meil jal badatseumnida | trả lời một email vừa nhận | |
| dapjangi neujeo joesonghamnida | trả lời muộn |
수고 많으십니다 nghĩa đen là "anh chị vất vả nhiều". Câu này dùng với người ngang hàng hoặc đối tác. Một số người Hàn thấy nó hơi lạ khi gửi thẳng cho cấp trên cao, nên với giám đốc bạn cứ dùng 안녕하십니까 cho an toàn.
Câu kết thư
| Tiếng Hàn | Phiên âm | Nghĩa |
|---|---|---|
| hwagin butakdeurimnida | Nhờ anh chị kiểm tra giúp. | |
| geomto butakdeurimnida | Nhờ anh chị xem xét. | |
| hoesin gidarigetseumnida | Tôi sẽ chờ thư trả lời. | |
| gunggeumhasin jeomeun pyeonhage yeollak juseyo | Có gì thắc mắc anh chị cứ liên hệ. | |
| joeun haru bonaeseyo | Chúc anh chị một ngày tốt lành. | |
| gamsahamnida | Cảm ơn. |
Dòng ký tên viết tên + 드림 (deurim, kính gửi), ví dụ . Với thư gửi người rất cao như giám đốc điều hành, có người dùng 올림 (ollim) trang trọng hơn. Bên dưới là khối chữ ký: họ tên, chức danh, bộ phận, công ty, số điện thoại.
Kính ngữ hay dùng trong email
Email công việc luôn viết đuôi 합니다 hoặc 해요 lịch sự, kèm các từ kính ngữ sau. Nếu bạn chưa chắc về các bậc kính ngữ, xem bài kính ngữ tiếng Hàn.
| Thường | Kính ngữ trong email | Ví dụ |
|---|---|---|
| 에게 (cho ai) | (timjangnimkke bogodeurimnida) | |
| 주다 (cho, gửi) | (pail bonaedeurimnida) | |
| 말 (lời) | (malsseumhasin jaryoimnida) | |
| 묻다 (hỏi) | (han gaji yeojjupgo sipseumnida) | |
| 있다 (người ở) | (naeil samusire gyeseyo?) | |
| 요청합니다 | (jaryo yocheongdeurimnida) |
Mẹo: động từ nói về việc mình làm cho người nhận thì đổi sang 드리다 (연락드립니다, 공유드립니다, 보내드립니다). Động từ nói về việc người nhận làm thì thêm (으)시 (보내 주시면, 확인하셨으면).
6 mẫu email công việc tiếng Hàn
1. Email xin nghỉ phép
- Tiêu đề: [연차 신청]
- (timjangnim, annyeonghaseyo. saengsan-gwallitim Nam-imnida)
- (gaein sajeong-euro siwol isipsail haru yeonchareul sayonghagoja hamnida, vì việc riêng, tôi muốn dùng một ngày phép năm vào 24/10)
- (jinhaeng jungin eommuneun Gim Jihun daerinimkke insuingyehae dueotseumnida, việc đang làm tôi đã bàn giao cho anh Kim Ji-hun)
- (geupan iri isseusimyeon hyudaeponeuro yeollak jusigi baramnida, có việc gấp xin gọi điện thoại di động cho tôi)
- (seungin butakdeurimnida. gamsahamnida. Nam deurim, mong anh duyệt, cảm ơn anh)
Nghỉ ốm đột xuất thì nhắn sớm và ngắn hơn: (momi joji ana byeongwone danyeowaya hal geot gatseumnida. oneul ojeon banchareul sseodo doelkkayo?, tôi không khỏe, có lẽ phải đi viện, sáng nay tôi xin nghỉ nửa ngày được không ạ?). 연차 là phép năm, 반차 là nghỉ nửa ngày.
2. Email gửi file
- Tiêu đề: [자료 송부]
- (gwajangnim, annyeonghaseyo. saengsan-gwallitim Nam-imnida)
- (yocheonghasin sibirwol saengsan gyehoekpyoreul cheombu paillo bonaedeurimnida, tôi gửi file đính kèm kế hoạch sản xuất tháng 11 anh yêu cầu)
- (sujeongi piryohan bubuni isseumyeon malsseumhae juseyo, chỗ nào cần sửa anh cứ nói)
Gửi xong, kiểm lại xem đã đính kèm file chưa. Quên file là lỗi rất hay gặp, khi đó gửi lại với câu (apseo bonaen meire pairi nurakdoeeo dasi bonaedeurimnida, email trước thiếu file nên tôi gửi lại).
3. Email hỏi lịch họp
- Tiêu đề: [미팅 일정 문의]
- (daeum ju junge samsip bun jeongdo mitingeul yocheongdeurigo sipseumnida, tôi muốn xin một buổi họp khoảng 30 phút trong tuần sau)
- (arae sigan jung pyeonhasin siganeul allyeo jusimyeon gamsahagetseumnida, anh chị cho biết giờ nào thuận tiện trong các giờ dưới đây thì tốt quá)
- (sibirwol sail ohu dusi / sibirwol oil ojeon yeolsi)
- (dareun sigani pyeonhasimyeon malsseumhae juseyo, nếu giờ khác tiện hơn xin cứ cho biết)
Đưa sẵn 2 hoặc 3 khung giờ giúp người nhận trả lời một lần là xong, khỏi phải gửi qua lại.
4. Email nhắc việc
- Tiêu đề: [재요청]
- (jinanjue yocheongdeurin pumjil geomsa gyeolgwa gwallyeonhayeo dasi yeollakdeurimnida, tôi liên lạc lại về kết quả kiểm tra chất lượng đã xin tuần trước)
- (bappeusigetjiman ibeon ju geumyoilkkaji bonae jusimyeon gamsahagetseumnida, biết anh chị bận, nhưng nếu gửi giúp trước thứ sáu tuần này thì tốt quá)
Câu 바쁘시겠지만 (anh chị chắc bận nhưng) làm lời nhắc mềm đi rất nhiều. Đừng viết 왜 아직 안 보내셨어요 (sao vẫn chưa gửi), nghe như trách.
5. Email trả lời và xác nhận
- (meil jal badatseumnida, tôi đã nhận được email)
- (malsseumhasin naeyong hwaginhaetseumnida, tôi đã xem nội dung anh chị nói)
- (naeil ojeonkkaji jeongnihaeseo gongyudeurigetseumnida, tôi sẽ tổng hợp và gửi lại trước trưa mai)
Ở công ty Hàn, nhận việc qua email thì nên trả lời ngay một dòng xác nhận, dù chưa làm xong. Im lặng dễ bị hiểu là chưa đọc.
6. Email cảm ơn sau buổi họp
- (oneul bappeusin wajunge sigan nae jusyeoseo gamsahamnida, cảm ơn anh chị đã dành thời gian dù bận)
- (hoeuieseo malsseumdeurin iljeongpyoreul cheombuhamnida, tôi gửi kèm lịch trình đã trình bày trong buổi họp)
- (apeurodo jal butakdeurimnida, mong tiếp tục được anh chị giúp đỡ)
Từ vựng email công việc tiếng Hàn
| Tiếng Hàn | Phiên âm | Nghĩa |
|---|---|---|
| banneun saram | người nhận | |
| chamjo | CC | |
| sumeun chamjo | BCC | |
| cheombu pail | file đính kèm | |
| dapjang | trả lời thư | |
| jeondal | chuyển tiếp | |
| hoeuirok | biên bản họp | |
| magam | hạn chót | |
| gyeoljae | duyệt (văn bản, chi phí) |
Từ vựng phòng ban, chức danh và giấy tờ nhân sự có trong bài từ vựng tiếng Hàn hành chính nhân sự. Email với đối tác bên ngoài, báo giá và đơn hàng thì xem bài tiếng Hàn thương mại.
Lỗi người Việt hay mắc khi viết email tiếng Hàn
- Dùng 당신 để gọi người nhận. 당신 trong email công việc nghe xa cách, thậm chí gắt. Hãy gọi bằng chức danh + 님 (과장님, 대리님) hoặc tên + 님.
- Gắn 님 vào tên mình. Chỉ gắn 님 cho người khác. Phần ký tên chỉ là tên + 드림.
- Viết đuôi 해 hoặc 했어. Email công việc không dùng đuôi thân mật, kể cả khi gửi bạn cùng nhóm.
- Xin lỗi quá nhiều. Người Việt hay mở đầu bằng nhiều câu xin lỗi. Một câu 죄송합니다 khi thật sự có lỗi là đủ, còn lại hãy vào việc.
- Đoạn văn quá dài. Email Hàn chuộng câu ngắn, xuống dòng nhiều. Nhiều mục thì đánh số 1, 2, 3 hoặc dùng gạch đầu dòng.
- Tiêu đề không có nhãn. Tiêu đề chỉ ghi "자료" hoặc "안녕하세요" khiến người nhận phải mở thư mới biết việc gì.
Muốn nắm thêm cách nói chuyện với sếp, báo cáo và gọi điện trong công ty, bạn đọc bài tiếng Hàn giao tiếp công sở.
Câu hỏi thường gặp
Email tiếng Hàn nên dùng đuôi 합니다 hay 해요?
Cả hai đều dùng được. Đuôi 합니다 trang trọng, hợp email gửi cấp trên, đối tác, thông báo chung. Đuôi 해요 mềm hơn, hay dùng giữa đồng nghiệp quen. Trong cùng một email, nên giữ một kiểu chủ đạo, câu kết như 감사합니다 thì dùng ở kiểu nào cũng được.
드림 và 올림 khác nhau thế nào?
Cả hai đều là cách ký "kính gửi". 드림 dùng cho hầu hết email công việc. 올림 trang trọng hơn, thường thấy trong thư gửi người rất cao hoặc thư nghi lễ.
Không biết tên người nhận thì chào thế nào?
Dùng chức danh + 님 nếu biết chức danh, hoặc (damdangjanimkke, gửi người phụ trách). Câu này hay dùng khi gửi email đến bộ phận của công ty khác.
Có nên dùng biểu tượng cảm xúc trong email không?
Email chính thức thì không. Tin nhắn nội bộ qua ứng dụng chat của công ty thì nhiều người Hàn dùng ^^ hoặc ㅎㅎ với đồng nghiệp thân, nhưng với cấp trên bạn nên tránh.