Báo cáo tiếng Nhật: hou ren sou, mẫu câu báo cáo cấp trên và mẫu 日報

Báo cáo trong tiếng Nhật là 報告 (houkoku). Ở công ty Nhật, báo cáo đi cùng hai việc khác thành bộ ba 報連相 (hourensou): báo cáo, liên lạc, xin ý kiến. Khi báo cáo miệng, trước hết bạn xin phép cấp trên: 今よろしいでしょうか。 (ima yoroshii deshou ka, "bây giờ anh/chị có tiện không ạ"). Sau đó nói kết luận trước: 結論から申し上げますと、資料は本日中に完成します。 (ketsuron kara moushiagemasu to, shiryou wa honjitsu-chuu ni kansei shimasu, "nói kết luận trước, tài liệu sẽ xong trong hôm nay").

Bài dưới gồm từ vựng, khung báo cáo miệng 5 bước, mẫu câu báo tiến độ, báo lỗi, xin chỉ thị, một mẫu 日報 (nippou, báo cáo ngày) điền sẵn và những lỗi người Việt hay mắc khi đi làm ở Nhật.

報連相 là gì

報連相 ghép chữ đầu của ba từ 報告, 連絡, 相談. Đọc lên trùng âm với ほうれん草 (rau chân vịt), nên người Nhật hay nhắc "nhớ ăn rau chân vịt" như một câu đùa trong công sở. Ba việc này khác nhau ở người nhận và mục đích.

Từ	Cách đọc	Nghĩa	Dùng khi
報告	houkoku	báo cáo	kể kết quả, tiến độ việc được giao cho người giao việc
連絡	renraku	liên lạc, thông báo	báo một sự việc cho người liên quan, không kèm ý kiến
相談	soudan	bàn bạc, xin ý kiến	chưa tự quyết được, cần cấp trên hoặc đồng nghiệp góp ý

Ví dụ: làm xong việc được giao là 報告. Báo cả nhóm rằng cuộc họp đổi giờ là 連絡. Không biết nên chọn phương án nào thì 相談.

Từ vựng báo cáo công việc

Từ	Cách đọc	Nghĩa
上司	joushi	cấp trên
報告書	houkokusho	bản báo cáo
日報	nippou	báo cáo ngày
週報	shuuhou	báo cáo tuần
中間報告	chuukan houkoku	báo cáo giữa chừng
完了報告	kanryou houkoku	báo cáo hoàn thành
事後報告	jigo houkoku	làm rồi mới báo
進捗	shinchoku	tiến độ
締め切り	shimekiri	hạn chót
納期	nouki	hạn giao hàng
不具合	fuguai	lỗi, trục trặc
原因	gen'in	nguyên nhân
対策	taisaku	biện pháp xử lý
指示	shiji	chỉ thị
確認	kakunin	xác nhận, kiểm tra
共有	kyouyuu	chia sẻ thông tin

Khung báo cáo miệng 5 bước

Người Nhật đánh giá một lần báo cáo tốt khi cấp trên nắm được ý chính trong vài giây đầu. Vì vậy thứ tự quan trọng hơn câu chữ hoa mỹ.

1. Xin thời gian. 課長、今よろしいでしょうか。 (kachou, ima yoroshii deshou ka, "trưởng phòng, bây giờ anh có tiện không ạ").
2. Nói chủ đề. 明日の会議資料の件で、ご報告があります。 (ashita no kaigi shiryou no ken de, go-houkoku ga arimasu, "tôi có việc cần báo cáo về tài liệu cuộc họp ngày mai").
3. Kết luận trước. 結論から申し上げますと、本日中に完成します。 (ketsuron kara moushiagemasu to, honjitsu-chuu ni kansei shimasu, "nói kết luận trước, hôm nay sẽ xong").
4. Chi tiết, lý do. 現在、グラフの部分を作っています。 (genzai, gurafu no bubun o tsukutte imasu, "hiện tôi đang làm phần biểu đồ").
5. Kết thúc. 以上です。 (ijou desu, "tôi báo cáo xong ạ").

Câu 以上です báo hiệu bạn đã nói xong, để cấp trên biết lúc nào đến lượt họ hỏi. Nhiều người mới sang Nhật bỏ câu này, khiến cấp trên phải đoán bạn còn nói tiếp hay không.

Mẫu câu báo cáo hoàn thành và tiến độ

Báo cáo đã xong việc

Tiếng Nhật	Cách đọc	Nghĩa
ご依頼の資料、完成しました。ご確認をお願いいたします。	go-irai no shiryou, kansei shimashita. go-kakunin o onegai itashimasu	Tài liệu anh/chị nhờ đã xong. Nhờ anh/chị kiểm tra giúp.
発送作業、すべて完了いたしました。	hassou sagyou, subete kanryou itashimashita	Việc gửi hàng đã hoàn tất toàn bộ.
お客様への連絡、済ませました。	okyakusama e no renraku, sumasemashita	Tôi đã liên lạc với khách hàng rồi.

Báo tiến độ giữa chừng

Tiếng Nhật	Cách đọc	Nghĩa
進捗をご報告します。現在、7割ほど終わっています。	shinchoku o go-houkoku shimasu. genzai, nanawari hodo owatte imasu	Tôi xin báo tiến độ. Hiện đã xong khoảng 70%.
予定どおり、金曜日までに終わる見込みです。	yotei doori, kin'youbi made ni owaru mikomi desu	Dự kiến xong trước thứ Sáu như kế hoạch.
少し遅れていて、完成は月曜日になりそうです。	sukoshi okurete ite, kansei wa getsuyoubi ni narisou desu	Hơi chậm một chút, chắc sang thứ Hai mới xong.

Khi chậm tiến độ, hãy báo ngay lúc thấy có nguy cơ trễ, đừng đợi tới hạn. Câu thứ ba ở trên đúng là kiểu câu cấp trên muốn nghe sớm.

Báo lỗi, báo sự cố

Người Nhật có câu quen thuộc: tin xấu càng phải báo sớm. Một lần báo lỗi đầy đủ gồm xin lỗi, chuyện gì xảy ra, nguyên nhân, đang xử lý thế nào và lần sau sẽ làm gì.

Tiếng Nhật	Cách đọc	Nghĩa
お伝えしにくいのですが、	otsutae shinikui no desu ga	Thật khó nói, nhưng... (câu mở đầu làm mềm)
申し訳ございません。私のミスで、数量を間違えて発注してしまいました。	moushiwake gozaimasen. watashi no misu de, suuryou o machigaete hacchuu shite shimaimashita	Tôi xin lỗi. Do lỗi của tôi, tôi đã đặt hàng sai số lượng.
原因は、確認不足です。	gen'in wa, kakunin-busoku desu	Nguyên nhân là tôi kiểm tra chưa kỹ.
現在、取引先に連絡して、訂正をお願いしているところです。	genzai, torihikisaki ni renraku shite, teisei o onegai shite iru tokoro desu	Hiện tôi đang liên lạc với đối tác để nhờ sửa lại.
今後は、発注前に必ずダブルチェックをいたします。	kongo wa, hacchuu mae ni kanarazu daburu chekku o itashimasu	Từ nay tôi sẽ luôn kiểm tra hai lần trước khi đặt hàng.
ラインの機械が止まりました。今、確認しています。	rain no kikai ga tomarimashita. ima, kakunin shite imasu	Máy trên dây chuyền đã dừng. Tôi đang kiểm tra.

Ở xưởng, khi máy hỏng hay có hàng lỗi, báo ngay cho trưởng ca bằng câu ngắn như dòng cuối. Chi tiết nói sau, điều cần trước là để người phụ trách biết. Từ vựng xưởng có thêm trong bài từ vựng tiếng Nhật công xưởng.

Xin chỉ thị và xin ý kiến

Tiếng Nhật	Cách đọc	Nghĩa
少しご相談したいことがあるのですが、お時間いただけますか。	sukoshi go-soudan shitai koto ga aru no desu ga, o-jikan itadakemasu ka	Tôi có chút việc muốn xin ý kiến, anh/chị cho tôi xin chút thời gian được không?
どのように対応すればよろしいでしょうか。	dono you ni taiou sureba yoroshii deshou ka	Tôi nên xử lý thế nào ạ?
ご指示をいただけますでしょうか。	go-shiji o itadakemasu deshou ka	Anh/chị có thể cho tôi chỉ thị được không ạ?
A案とB案のどちらで進めればよろしいでしょうか。	A-an to B-an no dochira de susumereba yoroshii deshou ka	Tôi nên làm theo phương án A hay B ạ?
私としては、A案がいいと考えておりますが、いかがでしょうか。	watashi to shite wa, A-an ga ii to kangaete orimasu ga, ikaga deshou ka	Theo tôi thì phương án A tốt hơn, anh/chị thấy sao ạ?
承知しました。	shouchi shimashita	Tôi đã hiểu (khi nhận chỉ thị).

Cấp trên Nhật thích nhân viên đến xin ý kiến kèm đề xuất của mình, như câu thứ năm. Chỉ hỏi "làm sao bây giờ" mà không có phương án nào thường bị xem là thiếu chủ động.

Liên lạc: báo tin cho người liên quan

Tiếng Nhật	Cách đọc	Nghĩa
明日の会議は、11時開始に変更になりました。	ashita no kaigi wa, juuichiji kaishi ni henkou ni narimashita	Cuộc họp ngày mai đổi sang bắt đầu lúc 11 giờ.
電車の遅延で、10分ほど遅れます。	densha no chien de, juppun hodo okuremasu	Tàu bị trễ nên tôi sẽ đến muộn khoảng 10 phút.
田中さんから、お電話がありました。	Tanaka-san kara, o-denwa ga arimashita	Có điện thoại của anh Tanaka gọi đến.

Nếu cần nghỉ hoặc đến muộn, bài xin nghỉ làm tiếng Nhật có đủ mẫu câu gọi điện và nhắn tin cho cấp trên.

Mẫu 日報 (báo cáo ngày) điền sẵn

Nhiều công ty yêu cầu viết 日報 cuối ngày, trên giấy hoặc phần mềm. Mẫu dưới dành cho công việc kho, xưởng; bạn đổi nội dung theo việc của mình.

Mục	Nội dung mẫu	Nghĩa
本日の業務	部品の検品（300個）、在庫データの入力	Công việc hôm nay: kiểm hàng linh kiện (300 cái), nhập dữ liệu tồn kho
進捗・結果	検品は完了しました。不良品が3個あり、リーダーに報告済みです。	Tiến độ, kết quả: đã kiểm xong. Có 3 hàng lỗi, đã báo trưởng nhóm.
問題点	データ入力に予定より時間がかかりました。	Vấn đề: nhập dữ liệu mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
対策	明日は入力の手順を先輩に確認します。	Biện pháp: mai tôi sẽ hỏi lại đàn anh quy trình nhập.
明日の予定	在庫データの入力の続き、午後は会議	Kế hoạch ngày mai: nhập tiếp dữ liệu tồn kho, chiều họp
所感	検品のコツが少しわかってきました。	Cảm nghĩ: tôi đã bắt đầu nắm được mẹo kiểm hàng.

Viết 日報 ngắn, gạch đầu dòng, có con số cụ thể. Mục 所感 (shokan, cảm nghĩ) chỉ cần một hai câu, đừng biến thành nhật ký.

Báo cáo ngắn qua tin nhắn công việc

Khi báo qua ứng dụng chat của công ty, mở đầu bằng お疲れ様です và kết bằng 以上、ご報告いたします:

お疲れ様です。本日の検品作業、完了しました。不良品が3個ありましたので、別の箱に分けてあります。以上、ご報告いたします。 (otsukaresama desu. honjitsu no kenpin sagyou, kanryou shimashita. furyouhin ga sanko arimashita node, betsu no hako ni wakete arimasu. ijou, go-houkoku itashimasu, "Chào anh. Việc kiểm hàng hôm nay đã xong. Có 3 sản phẩm lỗi nên tôi đã để riêng ra thùng khác. Tôi xin báo cáo như trên.")

Báo cáo dài hơn qua email cần thêm tiêu đề, tên người nhận và lời chào cuối. Phần này có trong bài tiếng Nhật thương mại.

Lỗi người Việt hay mắc khi báo cáo

• Kể lý do trước, kết luận sau. Cấp trên phải nghe hết một đoạn mới biết việc xong hay chưa. Hãy nói kết quả ở câu đầu.
• Giấu lỗi tới khi bị phát hiện. Báo muộn làm lỗi nhỏ thành lớn và mất lòng tin. Thấy sai là báo, kể cả khi chưa có cách sửa.
• Trả lời mơ hồ bằng 大丈夫です. Khi được hỏi tiến độ, câu "ổn ạ" không cho cấp trên biết gì. Hãy nói con số: xong bao nhiêu, còn bao nhiêu.
• Làm trước, báo sau. 事後報告 với việc lẽ ra phải xin phép trước thường bị nhắc nhở. Việc ngoài phạm vi được giao thì 相談 trước khi làm.
• Đáp chỉ thị bằng 了解しました. Nhiều người Nhật xem câu này chưa đủ lịch sự với cấp trên. Dùng 承知しました hoặc かしこまりました cho an toàn. Mức kính ngữ xem thêm ở bài kính ngữ tiếng Nhật.
• Chỉ xin lỗi mà không nói cách xử lý. Lặp lại すみません nhiều lần không thay được câu "tôi đang làm gì để khắc phục".

Câu hỏi thường gặp

Hou ren sou nghĩa là gì?

Là cách đọc của 報連相, viết tắt ba việc báo cáo, liên lạc, xin ý kiến. Đây là nguyên tắc giao tiếp cơ bản mà nhân viên mới ở Nhật được dạy từ những ngày đầu.

報告 và 連絡 khác nhau thế nào?

報告 là kể kết quả hoặc tiến độ cho người đã giao việc. 連絡 là truyền một thông tin cho người liên quan, như đổi giờ họp hay có điện thoại gọi đến.

Viết báo cáo tiếng Nhật dùng thể gì?

Báo cáo với cấp trên dùng thể lịch sự です, ます, thêm khiêm nhường ngữ như いたします, 申し上げます. Bản báo cáo in giấy dài thì có thể dùng thể である, theo mẫu của công ty.

日報 nên viết dài bao nhiêu?

Đủ để người đọc nắm việc trong khoảng một phút: việc đã làm, kết quả có số liệu, vấn đề, kế hoạch ngày mai. Thường chỉ năm sáu dòng.