Từ vựng tiếng Nhật ngành hành chính nhân sự: tuyển dụng, chấm công, bảo hiểm

Hành chính nhân sự tiếng Nhật thường gọi là 人事 (jinji, nhân sự) và 総務 (sōmu, tổng vụ, tức hành chính). Ở công ty Nhật, phòng 人事部 (jinjibu) lo tuyển dụng, đánh giá. Phòng 総務部 (sōmubu) lo giấy tờ, tài sản, sự kiện nội bộ. Câu gặp hằng ngày nhất là kiểu 書類を人事部に提出してください。 (shorui o jinjibu ni teishutsu shite kudasai, "Hãy nộp giấy tờ cho phòng nhân sự"). Bài này chia từ vựng theo đúng các mảng việc của nhân viên HCNS: tuyển dụng, hợp đồng, chấm công, nghỉ phép, bảo hiểm, thuế, rồi đến mẫu câu thông báo nội bộ.

Phòng ban và chức danh

Từ	Phiên âm	Nghĩa
人事	jinji	nhân sự
総務	sōmu	hành chính, tổng vụ
人事部	jinjibu	phòng nhân sự
総務部	sōmubu	phòng hành chính
人事担当者	jinji tantōsha	người phụ trách nhân sự
部長	buchō	trưởng phòng
課長	kachō	trưởng nhóm, trưởng bộ phận
上司	jōshi	cấp trên
部下	buka	cấp dưới
社員	shain	nhân viên
従業員	jūgyōin	người lao động (cách nói trên giấy tờ)

Tuyển dụng (採用)

Từ	Phiên âm	Nghĩa
採用	saiyō	tuyển dụng
求人	kyūjin	tin tuyển người
募集	boshū	tuyển, chiêu mộ
応募	ōbo	ứng tuyển
応募者	ōbosha	ứng viên
履歴書	rirekisho	sơ yếu lý lịch
職務経歴書	shokumu keirekisho	bản mô tả kinh nghiệm làm việc
書類選考	shorui senkō	vòng lọc hồ sơ
面接	mensetsu	phỏng vấn
内定	naitei	báo trúng tuyển (chưa vào làm)
内定通知書	naitei tsūchisho	thư báo trúng tuyển
不採用	fusaiyō	không trúng tuyển
新卒	shinsotsu	người mới tốt nghiệp
中途採用	chūto saiyō	tuyển người đã có kinh nghiệm

内定 là chữ hay gây hiểu nhầm: nó là lời hứa nhận người, thường đến trước ngày vào làm (入社日, nyūshabi) khá lâu. Phía ứng viên nhận lời gọi là 内定承諾 (naitei shōdaku), từ chối là 内定辞退 (naitei jitai). Nếu bạn ở phía đi phỏng vấn, xem thêm câu hỏi thường gặp ở bài phỏng vấn tiếng Nhật.

Hợp đồng và hình thức làm việc

Từ	Phiên âm	Nghĩa
雇用契約書	koyō keiyakusho	hợp đồng lao động
労働条件通知書	rōdō jōken tsūchisho	giấy thông báo điều kiện lao động
就業規則	shūgyō kisoku	nội quy lao động
正社員	seishain	nhân viên chính thức
契約社員	keiyaku shain	nhân viên hợp đồng có thời hạn
派遣社員	haken shain	nhân viên phái cử
パート	pāto	làm bán thời gian
アルバイト	arubaito	làm thêm
試用期間	shiyō kikan	thời gian thử việc
契約更新	keiyaku kōshin	gia hạn hợp đồng
雇用期間	koyō kikan	thời hạn hợp đồng
入社	nyūsha	vào công ty
退職	taishoku	nghỉ việc
退職届	taishokutodoke	đơn nghỉ việc
異動	idō	điều chuyển
昇進	shōshin	thăng chức

Công ty có lao động nước ngoài thì HCNS còn lo cả giấy tờ cư trú. Nhóm từ hay gặp là 在留カード (zairyū kādo, thẻ cư trú), 在留資格 (zairyū shikaku, tư cách lưu trú), 在留期間更新 (zairyū kikan kōshin, gia hạn thời gian lưu trú). Câu nhắc nhở quen thuộc: 在留カードの期限を確認してください。 (zairyū kādo no kigen o kakunin shite kudasai, "Hãy kiểm tra hạn thẻ cư trú").

Chấm công và nghỉ phép (勤怠)

Từ	Phiên âm	Nghĩa
勤怠管理	kintai kanri	quản lý chấm công
タイムカード	taimu kādo	thẻ chấm công
出勤	shukkin	đi làm, có mặt
退勤	taikin	tan làm
遅刻	chikoku	đi muộn
早退	sōtai	về sớm
欠勤	kekkin	vắng mặt
残業	zangyō	tăng ca
休日出勤	kyūjitsu shukkin	đi làm ngày nghỉ
シフト	shifuto	ca làm
有給休暇	yūkyū kyūka	nghỉ phép có lương
有給	yūkyū	phép năm (cách nói tắt)
休暇申請	kyūka shinsei	xin nghỉ phép
産休	sankyū	nghỉ thai sản
育休	ikukyū	nghỉ chăm con

Về phép năm, trang hỏi đáp của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật (厚生労働省) ghi: người làm liên tục 6 tháng và đi làm từ 80% số ngày làm việc trở lên được 10 ngày 年次有給休暇 (nenji yūkyū kyūka). Sau đó số ngày tăng theo thâm niên, tối đa 20 ngày. Đây là mức tối thiểu theo luật, công ty có thể cho nhiều hơn trong nội quy. Câu xin nghỉ cụ thể có ở bài xin nghỉ làm tiếng Nhật.

Bảo hiểm, thuế và phúc lợi

Từ	Phiên âm	Nghĩa
社会保険	shakai hoken	bảo hiểm xã hội (gọi chung)
健康保険	kenkō hoken	bảo hiểm y tế
厚生年金	kōsei nenkin	lương hưu cho người làm công ty
雇用保険	koyō hoken	bảo hiểm thất nghiệp
労災保険	rōsai hoken	bảo hiểm tai nạn lao động
保険証	hokenshō	thẻ bảo hiểm
マイナンバー	mai nanbā	mã số cá nhân
源泉徴収票	gensen chōshūhyō	phiếu khấu trừ thuế tại nguồn
年末調整	nenmatsu chōsei	quyết toán thuế cuối năm
扶養	fuyō	người phụ thuộc
福利厚生	fukuri kōsei	phúc lợi
通勤手当	tsūkin teate	phụ cấp đi lại
健康診断	kenkō shindan	khám sức khỏe định kỳ
研修	kenshū	đào tạo
人事評価	jinji hyōka	đánh giá nhân sự
昇給	shōkyū	tăng lương

Tên các khoản trên phiếu lương như 支給, 控除, 手取り được giải thích kỹ ở bài từ vựng tiếng Nhật về lương. Ở đây chỉ cần nhớ 年末調整 là việc phòng nhân sự thu giấy tờ của từng người vào cuối năm để quyết toán thuế, nên tháng 11, 12 thường có rất nhiều thông báo nhắc nộp hồ sơ.

Giấy tờ và quy trình nội bộ

Từ	Phiên âm	Nghĩa
書類	shorui	giấy tờ
申請	shinsei	đề nghị, xin
申請書	shinseisho	đơn đề nghị
承認	shōnin	phê duyệt
稟議書	ringisho	tờ trình xin duyệt
提出	teishutsu	nộp
締め切り	shimekiri	hạn chót
押印	ōin	đóng dấu
お知らせ	oshirase	thông báo
周知	shūchi	phổ biến cho mọi người biết
回覧	kairan	chuyền tay đọc
社内	shanai	trong công ty

Mẫu câu thông báo nội bộ

Thông báo của phòng nhân sự thường viết bằng thể lịch sự, có tiêu đề gọn và phần chi tiết 下記 (kaki, như dưới đây). Các câu dưới đây dùng được gần như nguyên khuôn, chỉ thay ngày và nội dung.

Câu	Cách đọc	Nghĩa
健康診断のお知らせ	kenkō shindan no oshirase	Thông báo khám sức khỏe định kỳ
下記のとおりお知らせします。	kaki no tōri oshirase shimasu	Xin thông báo nội dung như dưới đây.
11月30日までに書類を提出してください。	jūichigatsu sanjūnichi made ni shorui o teishutsu shite kudasai	Hãy nộp giấy tờ trước ngày 30 tháng 11.
年末調整の書類を配布します。	nenmatsu chōsei no shorui o haifu shimasu	Phòng sẽ phát giấy tờ quyết toán thuế cuối năm.
有給休暇を取る場合は、3日前までに申請してください。	yūkyū kyūka o toru baai wa, mikka mae made ni shinsei shite kudasai	Khi nghỉ phép năm, hãy xin trước ít nhất 3 ngày.
来月から新しい勤怠システムを導入します。	raigetsu kara atarashii kintai shisutemu o dōnyū shimasu	Từ tháng sau công ty áp dụng hệ thống chấm công mới.
住所が変わった方は、人事部まで連絡してください。	jūsho ga kawatta kata wa, jinjibu made renraku shite kudasai	Ai đổi địa chỉ hãy báo cho phòng nhân sự.
ご不明な点は人事部までお問い合わせください。	go-fumei na ten wa jinjibu made otoiawase kudasai	Nếu có điểm chưa rõ, xin liên hệ phòng nhân sự.

Hai đuôi câu xuất hiện liên tục là 〜てください (yêu cầu lịch sự) và お〜ください (kính ngữ, trang trọng hơn). Khi viết email cho nhân viên, nên giữ một mức lịch sự thống nhất; phần cách viết email và kính ngữ công sở có ở bài tiếng Nhật thương mại.

Lỗi người Việt hay mắc

• Đọc 人事 thành "nhân sự" theo Hán Việt rồi đoán âm. 人事 đọc là じんじ (jinji), không phải "ninji". Chữ 人 có nhiều cách đọc, trong từ ghép Hán thường là じん hoặc にん.
• Nhầm 内定 với 入社. 内定 mới là lời hứa nhận, 入社 mới là ngày thật sự vào làm.
• Nhầm 有給 với 有休. Cả hai đọc là ゆうきゅう và đều được dùng để nói phép năm có lương; trên giấy tờ chính thức nên viết đủ 年次有給休暇.
• Dịch 総務 là "tổng vụ" rồi để nguyên. Trong công ty Việt Nam, việc của 総務 gần với phòng hành chính, nên dịch là "hành chính" sẽ dễ hiểu hơn.
• Nhầm 退職 với 退勤. 退職 là nghỉ hẳn việc, 退勤 chỉ là tan làm mỗi ngày.

Câu hỏi thường gặp

Nhân sự tiếng Nhật là gì?

Nhân sự là 人事 (jinji), phòng nhân sự là 人事部 (jinjibu). Hành chính thường gọi là 総務 (sōmu).

Tuyển dụng tiếng Nhật nói thế nào?

Tuyển dụng là 採用 (saiyō). Tin tuyển người là 求人 (kyūjin), ứng tuyển là 応募 (ōbo).

労働条件通知書 khác 雇用契約書 thế nào?

労働条件通知書 là giấy công ty đưa cho người lao động để báo các điều kiện làm việc như lương, giờ làm, ngày nghỉ. 雇用契約書 là hợp đồng hai bên cùng ký. Nhiều công ty gộp hai thứ vào một văn bản.

Chấm công tiếng Nhật là gì?

Chấm công là 勤怠管理 (kintai kanri), nói ngắn là 勤怠. Thẻ chấm công là タイムカード.