Từ vựng tiếng Nhật chuyên ngành kế toán: chứng từ, sổ sách, thuế và báo cáo

Kế toán trong tiếng Nhật có hai từ: 会計 (kaikei) chỉ ngành kế toán nói chung, còn 経理 (keiri) chỉ công việc và bộ phận kế toán trong công ty. Nếu bạn làm ở phòng kế toán, bạn là người 経理部 (keiribu). Hóa đơn tiếng Nhật thường là 請求書 (seikyūsho, hoá đơn đề nghị thanh toán) hoặc 領収書 (ryōshūsho, biên lai đã nhận tiền). Bút toán là 仕訳 (shiwake), khấu hao là 減価償却 (genka shōkyaku), quyết toán là 決算 (kessan).

Từ vựng dưới đây đi theo việc thật của phòng 経理: nhận 請求書, ghi 仕訳, theo dõi 売掛金, tính 消費税 10% và 8%, lập 決算書. Cuối bài có 10 câu báo cáo với sếp bằng kính ngữ.

Từ vựng chung về kế toán và sổ sách

Kanji	Kana	Romaji	Nghĩa
会計	かいけい	kaikei	kế toán (ngành)
経理	けいり	keiri	kế toán (bộ phận, công việc)
簿記	ぼき	boki	nghiệp vụ ghi sổ kế toán
帳簿	ちょうぼ	chōbo	sổ sách
仕訳	しわけ	shiwake	bút toán, định khoản
勘定科目	かんじょうかもく	kanjō kamoku	tài khoản kế toán
借方	かりかた	karikata	bên Nợ
貸方	かしかた	kashikata	bên Có
仕訳帳	しわけちょう	shiwakechō	sổ nhật ký chung
総勘定元帳	そうかんじょうもとちょう	sō kanjō motochō	sổ cái
現金出納帳	げんきんすいとうちょう	genkin suitōchō	sổ quỹ tiền mặt
残高	ざんだか	zandaka	số dư
計上	けいじょう	keijō	ghi nhận (vào sổ)
照合	しょうごう	shōgō	đối chiếu
差異	さい	sai	chênh lệch

出納 trong 現金出納帳 đọc là すいとう (suitō), không đọc theo âm thường gặp của từng chữ. Đây là từ hay bị đọc sai nhất trong nhóm này.

Người Việt có lợi thế với cặp 借方 và 貸方: chữ 借 (vay) ứng với bên Nợ, chữ 貸 (cho vay) ứng với bên Có, khớp với cách gọi trong kế toán Việt Nam.

Hóa đơn tiếng Nhật và các loại chứng từ

Người Việt hay gọi chung mọi tờ giấy là hoá đơn, nhưng tiếng Nhật chia rất rõ.

Kanji	Kana	Romaji	Nghĩa
請求書	せいきゅうしょ	seikyūsho	hoá đơn đề nghị thanh toán (gửi trước khi nhận tiền)
領収書	りょうしゅうしょ	ryōshūsho	biên lai, phiếu xác nhận đã nhận tiền
レシート	レシート	reshīto	hoá đơn bán lẻ in từ máy tính tiền
見積書	みつもりしょ	mitsumorisho	bảng báo giá
発注書	はっちゅうしょ	hacchūsho	đơn đặt hàng
納品書	のうひんしょ	nōhinsho	phiếu giao hàng
証憑	しょうひょう	shōhyō	chứng từ gốc (từ chuyên môn)
伝票	でんぴょう	denpyō	phiếu kế toán
入金伝票	にゅうきんでんぴょう	nyūkin denpyō	phiếu thu
出金伝票	しゅっきんでんぴょう	shukkin denpyō	phiếu chi
振替伝票	ふりかえでんぴょう	furikae denpyō	phiếu kết chuyển
宛名	あてな	atena	tên người nhận ghi trên chứng từ
但し書き	ただしがき	tadashigaki	dòng ghi nội dung trên biên lai

Từ tháng 10/2023, Nhật Bản áp dụng chế độ hoá đơn mới, gọi là インボイス制度 (inboisu seido). Hoá đơn đủ điều kiện để khấu trừ thuế tiêu dùng gọi là 適格請求書 (tekikaku seikyūsho). Ở công ty, bạn sẽ thường nghe đồng nghiệp hỏi tờ hoá đơn này có phải インボイス không.

Công nợ, thu chi và tiền mặt

Kanji	Kana	Romaji	Nghĩa
売上	うりあげ	uriage	doanh thu
仕入	しいれ	shiire	mua hàng (nhập hàng)
売掛金	うりかけきん	urikakekin	khoản phải thu
買掛金	かいかけきん	kaikakekin	khoản phải trả (mua hàng)
未払金	みばらいきん	mibaraikin	khoản phải trả khác
前払金	まえばらいきん	maebaraikin	tiền trả trước
仮払金	かりばらいきん	karibaraikin	tạm ứng
立替金	たてかえきん	tatekaekin	tiền ứng hộ, trả hộ
入金	にゅうきん	nyūkin	tiền vào, nhận tiền
出金	しゅっきん	shukkin	tiền ra, chi tiền
振込	ふりこみ	furikomi	chuyển khoản
小口現金	こぐちげんきん	koguchi genkin	quỹ tiền mặt nhỏ
取引先	とりひきさき	torihikisaki	đối tác, khách hàng giao dịch
締め日	しめび	shimebi	ngày chốt sổ
支払日	しはらいび	shiharaibi	ngày thanh toán

Hai chữ 売 (bán) và 買 (mua) giúp phân biệt nhanh: 売掛金 là tiền bán chịu, người ta còn nợ mình; 買掛金 là tiền mua chịu, mình còn nợ người ta.

Chi phí và lương

Kanji	Kana	Romaji	Nghĩa
経費	けいひ	keihi	chi phí
経費精算	けいひせいさん	keihi seisan	thanh toán, quyết toán chi phí
交通費	こうつうひ	kōtsūhi	chi phí đi lại
交際費	こうさいひ	kōsaihi	chi phí tiếp khách
消耗品費	しょうもうひんひ	shōmōhinhi	chi phí vật tư tiêu hao
福利厚生費	ふくりこうせいひ	fukuri kōseihi	chi phí phúc lợi
給与	きゅうよ	kyūyo	tiền lương
給与明細	きゅうよめいさい	kyūyo meisai	phiếu lương
賞与	しょうよ	shōyo	thưởng
社会保険	しゃかいほけん	shakai hoken	bảo hiểm xã hội

Tài sản và khấu hao

Kanji	Kana	Romaji	Nghĩa
資産	しさん	shisan	tài sản
負債	ふさい	fusai	nợ phải trả
純資産	じゅんしさん	junshisan	vốn chủ sở hữu (tài sản thuần)
固定資産	こていしさん	kotei shisan	tài sản cố định
流動資産	りゅうどうしさん	ryūdō shisan	tài sản ngắn hạn
減価償却	げんかしょうきゃく	genka shōkyaku	khấu hao
減価償却費	げんかしょうきゃくひ	genka shōkyakuhi	chi phí khấu hao
耐用年数	たいようねんすう	taiyō nensū	thời gian sử dụng hữu ích
定額法	ていがくほう	teigakuhō	khấu hao đường thẳng
定率法	ていりつほう	teiritsuhō	khấu hao theo số dư giảm dần
棚卸	たなおろし	tanaoroshi	kiểm kê hàng tồn kho
在庫	ざいこ	zaiko	hàng tồn kho

Thuế

Kanji	Kana	Romaji	Nghĩa
消費税	しょうひぜい	shōhizei	thuế tiêu dùng (tương tự VAT)
軽減税率	けいげんぜいりつ	keigen zeiritsu	thuế suất ưu đãi
法人税	ほうじんぜい	hōjinzei	thuế doanh nghiệp
所得税	しょとくぜい	shotokuzei	thuế thu nhập cá nhân
住民税	じゅうみんぜい	jūminzei	thuế cư trú
源泉徴収	げんせんちょうしゅう	gensen chōshū	khấu trừ thuế tại nguồn
年末調整	ねんまつちょうせい	nenmatsu chōsei	điều chỉnh thuế cuối năm
確定申告	かくていしんこく	kakutei shinkoku	tự quyết toán thuế
税込	ぜいこみ	zeikomi	đã gồm thuế
税抜	ぜいぬき	zeinuki	chưa gồm thuế
税理士	ぜいりし	zeirishi	chuyên viên tư vấn thuế

Thuế tiêu dùng ở Nhật hiện có mức chuẩn 10% và mức ưu đãi 8% áp cho thực phẩm, đồ uống (trừ rượu và ăn tại quán) cùng báo đặt định kỳ. Vì vậy trên cùng một レシート siêu thị có thể có hai mức thuế. 年末調整 là việc công ty tính lại thuế thu nhập cho nhân viên vào cuối năm, thường làm trong tháng 12.

Quyết toán và báo cáo tài chính

Kanji	Kana	Romaji	Nghĩa
決算	けっさん	kessan	quyết toán
月次決算	げつじけっさん	getsuji kessan	khoá sổ tháng
年度末	ねんどまつ	nendomatsu	cuối năm tài chính
決算書	けっさんしょ	kessansho	báo cáo quyết toán
財務諸表	ざいむしょひょう	zaimu shohyō	báo cáo tài chính
貸借対照表	たいしゃくたいしょうひょう	taishaku taishōhyō	bảng cân đối kế toán (B/S)
損益計算書	そんえきけいさんしょ	son'eki keisansho	báo cáo kết quả kinh doanh (P/L)
試算表	しさんひょう	shisanhyō	bảng cân đối số phát sinh
予算	よさん	yosan	ngân sách, dự toán
実績	じっせき	jisseki	số thực tế
利益	りえき	rieki	lợi nhuận
粗利	あらり	arari	lãi gộp
赤字 / 黒字	あかじ / くろじ	akaji / kuroji	lỗ / lãi

Nhiều công ty Nhật chốt năm tài chính vào cuối tháng 3, nên giai đoạn tháng 3 đến tháng 5 là mùa bận nhất của phòng 経理. Công ty của bạn có thể chọn mốc khác, cứ xem trên 決算書 năm trước.

Mẫu câu báo cáo cho sếp

Khi báo cáo, người Nhật dùng thể lịch sự và khiêm nhường. Nếu bạn chưa quen các dạng おります, いたします, hãy xem bài kính ngữ tiếng Nhật.

Câu	Romaji	Nghĩa
今月分の請求書をすべて発行しました。	Kongetsubun no seikyūsho o subete hakkō shimashita.	Tôi đã phát hành toàn bộ hoá đơn tháng này.
取引先からの入金がまだ確認できておりません。	Torihikisaki kara no nyūkin ga mada kakunin dekite orimasen.	Tôi vẫn chưa xác nhận được tiền đối tác chuyển tới.
帳簿と通帳の残高に差異がありました。原因を確認しております。	Chōbo to tsūchō no zandaka ni sai ga arimashita. Gen'in o kakunin shite orimasu.	Số dư trên sổ và sổ ngân hàng bị lệch. Tôi đang kiểm tra nguyên nhân.
先月の試算表ができましたので、ご確認をお願いいたします。	Sengetsu no shisanhyō ga dekimashita node, go-kakunin o onegai itashimasu.	Bảng cân đối số phát sinh tháng trước đã xong, nhờ anh chị kiểm tra giúp.
この費用は交際費として計上してよろしいでしょうか。	Kono hiyō wa kōsaihi to shite keijō shite yoroshii deshō ka.	Khoản này ghi vào chi phí tiếp khách có được không ạ?
請求書の金額が見積書と異なっております。	Seikyūsho no kingaku ga mitsumorisho to kotonatte orimasu.	Số tiền trên hoá đơn khác với bảng báo giá.
月次決算は来週水曜日までに締める予定です。	Getsuji kessan wa raishū suiyōbi made ni shimeru yotei desu.	Dự kiến khoá sổ tháng trước thứ Tư tuần sau.
経費精算の締め日は毎月25日です。	Keihi seisan no shimebi wa maitsuki nijūgo-nichi desu.	Hạn chốt thanh toán chi phí là ngày 25 hằng tháng.
領収書の宛名が空欄なので、再発行をお願いできますか。	Ryōshūsho no atena ga kūran na node, saihakkō o onegai dekimasu ka.	Biên lai bỏ trống tên người nhận, nhờ bạn xuất lại được không?
承知しました。すぐに修正いたします。	Shōchi shimashita. Sugu ni shūsei itashimasu.	Tôi hiểu rồi. Tôi sẽ sửa ngay.

Ngày tháng trong câu báo cáo có cách đọc riêng (25日 là にじゅうごにち, nhưng 20日 là はつか). Bảng đầy đủ có trong bài thứ ngày tháng tiếng Nhật.

Lỗi người Việt hay gặp

• Gọi mọi loại giấy là 領収書. Tờ gửi khách để đòi tiền là 請求書, tờ đưa khách sau khi nhận tiền mới là 領収書.
• Nhầm 仕訳 với 仕分け. Cả hai đọc là しわけ, nhưng 仕訳 là bút toán kế toán, còn 仕分け là phân loại hàng hoá, giấy tờ.
• Dùng 計算 thay cho 計上. 計算 là tính toán, 計上 là ghi nhận một khoản vào sổ.
• Đọc 出納 thành しゅつのう. Cách đọc đúng là すいとう.
• Báo cáo với sếp bằng thể thường hoặc chỉ nói ありません. Câu khiêm nhường 確認できておりません nghe chuyên nghiệp hơn nhiều.

Mẹo học từ vựng kế toán tiếng Nhật

Dựa vào âm Hán Việt của kanji: 資産 là tư sản, 負債 là phụ trái, 利益 là lợi ích, 予算 là dự toán. Phần lớn thuật ngữ kế toán Nhật là từ Hán, nên cách đoán nghĩa này rất hiệu quả. Nếu bạn chưa quen với kanji, bài kanji là gì giải thích cách các chữ ghép thành từ.

Học theo bộ đôi đối nghĩa: 借方 và 貸方, 入金 và 出金, 売掛金 và 買掛金, 赤字 và 黒字, 税込 và 税抜.

Nhiều người làm kế toán ở công ty Nhật học thêm để thi 簿記検定 (boki kentei), kỳ thi kế toán phổ biến ở Nhật. Kể cả không đi thi, giáo trình luyện thi cấp cơ bản là nguồn thuật ngữ chuẩn rất tốt. Nếu bạn đang làm việc với đối tác Trung Quốc, có thể đối chiếu với bài từ vựng tiếng Trung kế toán, vì nhiều thuật ngữ dùng chữ Hán giống nhau.

Câu hỏi thường gặp

Kế toán tiếng Nhật là gì?

Ngành kế toán là 会計 (kaikei), công việc và bộ phận kế toán trong công ty là 経理 (keiri). Nhân viên kế toán gọi là 経理担当 (keiri tantō) hoặc người 経理部.

Hóa đơn tiếng Nhật là gì?

Tuỳ loại. Hoá đơn đề nghị thanh toán là 請求書, biên lai đã nhận tiền là 領収書, hoá đơn máy tính tiền là レシート, hoá đơn đủ điều kiện khấu trừ thuế là 適格請求書 hay インボイス.

Phiếu thu, phiếu chi tiếng Nhật là gì?

Phiếu thu là 入金伝票 (nyūkin denpyō), phiếu chi là 出金伝票 (shukkin denpyō). Nhiều công ty nay ghi trực tiếp vào phần mềm kế toán nhưng vẫn dùng hai tên gọi này.

決算 và 精算 khác nhau thế nào?

決算 là quyết toán sổ sách của cả công ty theo tháng hoặc năm. 精算 là thanh toán, đối chiếu một khoản cụ thể, như 経費精算 khi nhân viên nộp hoá đơn để nhận lại tiền đã trả hộ.